ZUS nie może wydać zaświadczenia i co dalej?

Jeżeli ZUS nie wyda pracownikowi zaświadczenia z powodu np. braku danych, okresów nieskładkowych, to dopuszczalne jest udokumentowanie okresów innymi wiarygodnymi dokumentami (dokumenty podatkowe, potwierdzenia przelewów wynagrodzeń, zaświadczenia od pracodawców, rachunki do umów zleceń, zagraniczne dokumenty ubezpieczeniowe). Obowiązek ich przedstawienia spoczywa na pracowniku, a pracodawca dokonuje oceny ich wystarczalności. Dokumenty muszą pozwalać jednoznacznie ustalić okres i charakter pracy.

Czy w przypadku pracy na umowie zlecenia i następnie na umowie o pracę w tej samej firmie, konieczne będzie dodatkowe zaświadczenie z ZUS?

Nie, jeżeli pracodawca wciąż posiada dokumenty potwierdzające realizację umowy. Jeśli natomiast nie ma już tych dokumentów, to pracownik ma obowiązek udokumentowania swojego uprawnienia i przedstawienia pracodawcy.

Co powinni zrobić pracodawcy?

Z perspektywy działów HR kluczowe jest:

• przygotowanie procedur przyjmowania i weryfikacji dokumentów,
• przeszkolenie pracowników kadrowych,
• komunikacja z pracownikami w zakresie terminów i skutków nowych zasad,
• aktualizacja regulaminów wewnętrznych, jeśli odwołują się do pojęcia stażu pracy.

ZUS uruchomił nową usługę dla pracodawców – potwierdzanie autentyczności zaświadczeń ZUS

Od 31 marca 2026 roku dostępna jest nowa usługa na stronie zus.pl → wyszukiwarki i usługi → potwierdzanie autentyczności zaświadczeń, które ZUS wydaje na wniosek USP (link do portalu eZUS). Każdy pracodawca będzie mógł zweryfikować zaświadczenie, które Zakład wydał w odpowiedzi na wniosek pracownika (formularz USP).