Jak zarządzać czasem w pracy i poza nią?

Choć doba ma zawsze 24 godziny, to jedni, wykonując tę samą pracę, są w stanie w tym samym czasie zrobić więcej, a inni mniej. Od czego to zależy? Wiedza, wykształcenie, staż pracy to czynniki, które ułatwiają szybsze wykonywanie obowiązków, ale duże znaczenie ma także umiejętne zarządzanie czasem. Zdarza się, że osoby, które mają mniej doświadczenia, pracują efektywniej niż ci, którzy od lat wykonują te same czynności, ale nie potrafią wyznaczać sobie realnych celów i konsekwentnie dążyć do ich realizacji. Dlaczego warto nauczyć się zarządzania czasem pracy i jak to zrobić? Podpowiadamy!

Czym jest zarządzanie czasem?

Zarządzanie czasem to umiejętność planowania i realizowania założonych celów. Brzmi prosto? Nie zawsze tak jest! Prawdopodobnie doskonale znasz to uczucie, gdy czas przelatuje Ci przez palce, a pod koniec dnia okazuje się, że nie udało Ci się zrealizować nawet połowy zadań. Efekt? Praca po godzinach, w święta i weekendy. Przyczyną takiego stanu rzeczy może być nadmiar obowiązków (wówczas warto poprosić o pomoc), ale także nieumiejętne zarządzanie czasem.

Znasz Prawo Parkinsona? Mówi o tym, że im więcej czasu mamy na wykonanie zadania, tym dłużej będziemy nad nim pracować. Polacy są ścisłej czołówce najbardziej zapracowanych narodów świata. Wiele osób przyznaje jednak, że, choć pracuje dużo, nie osiąga zadowalających efektów. Dlatego w wielu korporacjach coraz częściej większy nacisk kładzie się na zadaniowy tryb pracy. Nie chodzi o to, żeby pracować jak najdłużej, ale jak najbardziej efektywnie.

Dlaczego tak wiele osób ma problem z zarządzaniem czasem w pracy? Warto poznać swoich „wrogów”! Oto oni: hałas, media społecznościowe, bałagan na biurku, zła organizacja pracy, odkładanie zadań na później, zbyt częste rozmowy na prywatne tematy ze współpracownikami, zła komunikacja w firmie, brak kontroli nad oddelegowanymi zadaniami, nieustalenie priorytetów i brak osoby koordynującej działania zespołu. Wiesz, czym jest efekt piły? Osoba, która została oderwana od wykonywanego zadania (nawet na krótką chwilę), potrzebuje dodatkowego czasu, aby ponownie skupić się na wykonywanej czynności. Im więcej zakłóceń, tym więcej czasu tracimy. Przed przystąpieniem do wykonywania zadań warto więc wyeliminować jak najwięcej „przeszkadzaczy”.

Organizacja czasu pracy – zalety

Umiejętność zarządzania czasem pozwala realizować te same zadania przy mniejszym nakładzie czasu i energii. Lepsza organizacja pracy to mniej powodów do frustracji i mniejszy poziom stresu. Planowanie zadań krok po kroku pozwala wyeliminować wiele błędów, które powodują rozgoryczenie i wpływają na obniżenie motywacji. Dobre zarządzanie czasem przekłada się na lepsze wyniki, szybsze osiąganie celów i w efekcie szybszy rozwój zawodowy. Dlatego warto nauczyć się lepszego zarządzania czasem!

Metody i techniki zarządzania czasem

Dla wszystkich osób, które chciałyby pracować mniej, ale bardziej efektywnie, mamy dobrą wiadomość: zarządzania czasem (zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym) można się nauczyć! Choć niektórzy mają do tego lepsze predyspozycje, nikt nie przychodzi na świat z tą umiejętnością. Warto więc poznać techniki, dzięki którym nauczysz się panować nad czasem.

Metoda SMART

W jaki sposób zwiększyć szansę realizacji zadań? Warto zacząć od właściwego wyznaczenia celów, które powinny być:

• S (Specific) – szczegółowe;
• M (Measurable) – łatwo mierzalne;
• A (Ambitious) – ambitne, pozwalające na rozwój;
• R (Realistic) – realne;
• T (Timely) – mające określony termin realizacji.

Metoda ALPEN

• A (Aufgaben – zadania)

Stwórz listę zadań, które muszą zostać zrealizowane danego dnia (w zeszycie, w pliku lub na kartce). Postaraj się uwzględnić wszystkie aktywności. Im bardziej szczegółowa lista, tym lepiej! Pamiętaj, że cele powinny być realne i łatwo mierzalne.

• L (Länge schätzen – szacowanie długości)

Postaraj się oszacować, ile czasu zajmie Ci wykonanie każdego zadania. Zrób to jak najdokładniej! Dzięki temu unikniesz natłoku zadań i frustracji związanej z niedotrzymaniem terminów.

• P (Pufferzeiten einplanen – planowanie przerw)

W dobrze ułożonym planie dnia nie może zabraknąć czasu na przerwy (planowane i nieplanowane). Jakiej rezerwy czasowej potrzebujesz? Możesz posłużyć się regułą planowania czasu 60:40. 60% czasu przeznacz na realizację zadań uwzględnionych w planie dnia. 40% zostaw na dodatkowe aktywności, które mogą się pojawić podczas wykonywania innych zadań. Dzięki temu utrzymasz poziom motywacji do pracy na wysokim poziomie, obniżając poziom frustracji wynikający z poczucia narastania kolejnych zaległości.

• E (Entscheidungen treffen – podejmowanie decyzji, czyli ustalenie priorytetów)

Każdemu zadaniu nadaj odpowiedni priorytet. Podziel je na te, które muszą być wykonane „na już” i na te, które możesz oddelegować innym osobom. Realizację planu warto rozpocząć od zadań najtrudniejszych, tak jak sugerują autorzy metody „zjedz tę żabę!”. Wykonując najmniej przyjemne zadania na samym początku, gdy masz najwięcej energii do działania, to przepis na sukces.

Jeżeli czeka Cię realizacja złożonego zadania, warto podzielić je na kilka etapów. Specjaliści nazywają to metodą salami. Zakończenie jednego etapu pozwala płynnie przejść do następnego i tak, plasterek po plasterku, łatwiej osiągnąć założony cel.

• N (Nachkontrolle – kontrola)

Kontrola postępu pracy to jeden z najważniejszych elementów efektywnego zarządzania czasem. Każde zrealizowane zadanie należy wykreślić z listy i, jeśli to konieczne, na nowo oszacować czas niezbędny do realizacji kolejnych.

Metoda TRZOS

To sposób organizacji czasu zbliżony do zaprezentowanej powyżej metody ALPEN.

• T – Terminy zadań

Zrób listę rzeczy do wykonania i dobierz do nich terminy realizacji. Jeżeli dane zadanie nie ma ustalonego z góry terminu, postaraj się samodzielnie ustanowić „deadline” na jego wykonanie.

• R – Ramy czasowe

Oszacuj, ile czasu zajmie Ci wykonanie każdej czynności uwzględnionej w planie dnia. Jeżeli robisz to samo zadanie po raz kolejny, dużo łatwiej będzie Ci ocenić czas niezbędny do jego realizacji. W przypadku nowych zadań warto zostawić sobie nieco więcej czasu na nieprzewidziane okoliczności.

• Z – Zaplanowanie rezerw czasowych

Uwzględnij w planie dnia czas na realizację niespodziewanych zadań. Dzięki temu unikniesz frustracji związanej z niewywiązaniem się z zaplanowanych działań w terminie.

• O – Ograniczenie innych działań

Które zadanie należy wykonać bez zbędnej zwłoki, a które może zostać zrealizowane w następnej kolejności? Wyznaczanie priorytetów pozwala zaprowadzić porządek w planie dnia i uniknąć wielu nieprzyjemnych sytuacji np. ponaglania ze strony przełożonych lub współpracowników. Przed Tobą wyjątkowo trudne zadanie wymagające maksymalnego skupienia? Wykorzystaj złotą godzinę, kiedy masz najwięcej sił do działania. Jak pokazują badania, najbardziej produktywni jesteśmy do południa. Im bliżej końca dnia, tym czujemy coraz większy spadek energii. Oczywiście każdy z nas jest nieco inny, jedni są rannymi ptaszkami i zaczynają pracę przed wszystkimi, a inni sowami, którym przed 10:00 trudno skoncentrować się na jakimkolwiek zadaniu.

• S – Skontrolowanie rezultatów

Na bieżąco sprawdzaj postępy swojej pracy. Nie musisz sztywno trzymać się planu! Jeżeli jest taka konieczność, możesz go dowolnie modyfikować. Dzięki temu z każdym dniem, tygodniem i miesiącem będzie coraz lepszy.

Technika Pomodoro

To jedna z najpopularniejszych metod zarządzania czasem. Została opracowana już w latach 80. ubiegłego wieku. Jej nazwa pochodzi od zegara kuchennego w kształcie pomidora, który stał się inspiracją dla jej twórcy, Francesca Cirilla. Technika ta bazuje na regularnych przerwach, które, według autora, są w stanie znacznie poprawić koncentrację na danym zadaniu. Jak zacząć pracę z tą techniką? Wybierz cel, który chcesz zrealizować i pracuj nad nim przez 25 minut bez przerw (możesz skorzystać z tradycyjnego czasomierza lub alarmu w telefonie, wybór należy do Ciebie). W tym czasie postaraj się wyeliminować wszystkie rozpraszacze (m.in. social media lub towarzyskie pogawędki ze współpracownikami). Gdy usłyszysz alarm, przerwij pracę i zrób sobie pięciominutową przerwę. To Twój czas na relaks i nagroda za wykonanie zadania. Powtórz cykl jeszcze trzy razy, a następnie zrób sobie dłuższą, trzydziestominutową przerwę (możesz wykorzystać ją na krótki spacer, zjedzenie posiłku lub rozmowę).

Różnica pomiędzy zarządzaniem czasem w pracy i poza nią

Przedstawione powyżej techniki zarządzania czasem można wykorzystać nie tylko w pracy zawodowej! Doskonale sprawdzą się w życiu codziennym. Każda z przedstawionych powyżej metod sprawdzi się także w planowaniu zadań długoterminowych (realizacji postanowień noworocznych czy nauki do egzaminu) i krótkoterminowych (planowania posiłków na cały dzień czy podziału obowiązków domowych).

Zarządzanie czasem – podsumowanie

Efektywne zarządzanie czasem nie musi być trudne! Wystarczy poznać podstawowe techniki i metody wykorzystywane na co dzień przez ludzi nauki i biznesu. Nie poddawaj się! Choć na początku możesz mieć problemy z ustaleniem priorytetów, pamiętaj, że trening czyni mistrza. Im więcej będziesz planować, tym lepiej zorganizujesz swój czas w pracy i poza nią. Umiejętne zarządzanie czasem pozwala zachować balans między pracą a odpoczynkiem. I choć doba wciąż ma 24 godziny, wiele osób nagle znajduje czas na aktywności, o których kiedyś mogło tylko pomarzyć.