Co to są dokumenty aplikacyjne i jakie są ich rodzaje? | HRK
irc ukryte ikony z menuukryte ikony z menuukryte ikony z menuukryte ikony z menuukryte ikony z menuukryte ikony z menuukryte ikony z menuukryte ikony z menuukryte ikony z menuukryte ikony z menuukryte ikony z menuukryte ikony z menuukryte ikony z menu

Co to są dokumenty aplikacyjne i jakie są ich rodzaje?

04 październik 2021
Główne zdjęcie artykułu

Zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną dostają starannie wyselekcjonowani kandydaci. Rekruterzy nie mają łatwego zadania. Na podstawie dokumentów aplikacyjnych muszą wyłonić najlepszych, czasem spośród kilkudziesięciu, a nawet kilkuset osób.

Dlatego warto mieć świadomość, że do pierwszego spotkania z rekruterem nie dochodzi na rozmowie kwalifikacyjnej, ale już w chwili kliknięcia przycisku „Aplikuj” lub wysłania maila ze zgłoszeniem. Jakie dokumenty aplikacyjne są niezbędne w procesie rekrutacyjnym? W jaki sposób je przygotować, aby wyróżnić się na tle innych kandydatów? Podpowiadamy!

Co to są dokumenty aplikacyjne i jakie są ich rodzaje?

Dokumenty aplikacyjne to przede wszystkim CV i list motywacyjny. CV (z łac. Curriculum vitae) to życiorys zawodowy, który ma określoną formę. Powinien zawierać dane personalne kandydata, informacje o wykształceniu, przebiegu pracy zawodowej, kursach, certyfikatach i umiejętnościach. Zgodnie z polskim prawem do dokumentu należy dołączyć także klauzulę zawierającą zgodę na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacyjnych. W CV można (i zdecydowanie warto, choć nie jest to obowiązkowe) zamieścić także informację o swoim hobby, szczególnie jeśli ma ono związek z pracą i może zwrócić uwagę rekrutera.

Drugim dokumentem aplikacyjnym, o który najczęściej proszą rekruterzy, jest list motywacyjny. To pismo o charakterze urzędowym, którego celem jest m.in. przedstawienie celów zawodowych i motywacji kandydata.

Dokumenty aplikacyjne do pracy – CV to nie wszystko!

Jesteś grafikiem, fotografem, ilustratorem lub projektantem wnętrz? Rekruter może poprosić także o Twoje portfolio, czyli wirtualną teczkę z dotychczas wykonanymi projektami. Ubiegasz się o pracę w branży tłumaczeniowej? Możesz zostać poproszony o dołączenie do aplikacji certyfikatu językowego potwierdzającego Twoje umiejętności na wymaganym poziomie. Szukasz zatrudnienia w branży kreatywnej? Jednym z wymogów może być stworzenie prezentacji lub krótkiego filmu, za pomocą których musisz udowodnić, że masz odpowiednie kompetencje.

Odpowiadając na ogłoszenie o pracę, należy załączyć wszystkie wymagane dokumenty. Brak któregokolwiek może zostać odebrany przez pracodawcę jako przejaw lekceważenia lub roztargnienia. Niepełna dokumentacja może skutkować wykluczeniem z rekrutacji, nawet jeśli będziesz posiadać niezbędne wykształcenie i doświadczenie zawodowe.

Jak przygotować dokumenty aplikacyjne?

Przygotowanie dokumentów aplikacyjnych warto potraktować z należytą uwagą. To na ich podstawie rekruter podejmuje decyzję o tym, kogo zaprosić do dalszego etapu, czyli rozmowy rekrutacyjnej. Niepełna dokumentacja lub błędy merytoryczne mogą przekreślić szanse na zdobycie zatrudnienia.

W CV należy zamieścić profesjonalny adres e-mail składający się z imienia (ewentualnie imion, jeśli używamy obu) i nazwiska. Adresy zawierające ciągi cyfr lub pseudonimy są mało profesjonalne. Warto także zwrócić uwagę na domenę poczty elektronicznej. Dokumenty aplikacyjne powinny zostać zapisane w formacie uniemożliwiającym edycję (np. PDF). Dzięki temu będziesz mieć pewność, że dotrą do osoby decyzyjnej w formie niezmienionej.

Zadbaj o to, aby Twoje dokumenty aplikacyjne nie zawierały błędów. Choć literówki prawdopodobnie nie przekreślą Twoich szans na pozyskanie pracy (jeśli nie ubiegasz się np. o stanowisko korektora), to nie zostawią dobrego wrażenia na potencjalnym pracodawcy. Pamiętaj, aby odpowiednio zatytułować dokumenty, aby rekruter z łatwością mógł je odnaleźć. Najpopularniejszy szablon to: Imię_Nazwisko_CV. Dołącz do CV profesjonalną fotografię biznesową. Zadbaj o elegancki strój, profesjonalną pozę, odpowiednie tło i oświetlenie.

Jak wysłać dokumenty aplikacyjne?

Dokumenty aplikacyjne można dostarczyć do firmy rekrutującej na kilka sposobów. Najwięcej ogłoszeń o pracę pojawia się oczywiście w internecie. To najszybsza i najpewniejsza droga kontaktu. Wysyłając CV i list motywacyjny za pomocą poczty elektronicznej lub przycisku aplikuj, eliminujesz ryzyko, że Twoje dokumenty zagubią się w dziale kadr lub nie zostaną przekazane osobom decyzyjnym. Korzystając z przycisku „Aplikuj”, należy wypełnić wszystkie obowiązkowe pola (łącznie ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacyjnych). Decydując się na aplikację za pomocą poczty elektronicznej, należy pamiętać o tym, aby odpowiednio zatytułować wiadomość (podając rodzaj stanowiska, na które aplikujesz, numer oferty, jeśli go znasz, a także swoje imię i nazwisko). W mailu rekrutacyjnym nie może zabraknąć takich elementów jak:

  • Powitanie

Pamiętaj, że w mailu rekrutacyjnym obowiązuje komunikacja formalna (tak jak w liście motywacyjnym). Dlatego warto rozpocząć wiadomość od zwrotu grzecznościowego: „Szanowny Panie/Szanowna Pani” lub „Szanowni Państwo”.

  • Informacja o stanowisku, na które aplikujesz

Informację o stanowisku, o które się ubiegasz, warto podać nie tylko w tytule, ale także w treści maila.

  • Źródło, z którego dowiedziałeś się o ofercie pracy

W wiadomości mailowej warto wspomnieć, skąd wiesz o ogłoszeniu np. z lokalnego portalu internetowego lub strony www pracodawcy.

  • Krótka informacja o sobie/motywacji do pracy

W mailu rekrutacyjnym warto krótko się przedstawić i w dwóch, trzech zdaniach napisać, dlaczego jesteś zainteresowany ofertą. W treści wiadomości warto wspomnieć o możliwej dacie rozpoczęcia pracy. To ważna informacja dla rekruterów!

  • Informacja o załącznikach

Warto także poinformować w treści maila o załączonych dokumentach aplikacyjnych.

  • Pożegnanie

Wiadomość zakończ zwrotem grzecznościowym: „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku”.

  • Podpis

Wiadomość podpisujemy pełnym imieniem i nazwiskiem.

Pamiętaj, że dokumenty aplikacyjne to Twoja wizytówka! Od tego, czy będą przygotowane w profesjonalny sposób, zależy, czy otrzymasz zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną.

Przeczytaj także