Jak zdigitalizować dokumentację 2 500 pracowników, zachowując ciągłość pracy działu HR? Case study.

Wdrożenie DigiTeczki pozwoliło firmie produkcyjnej ograniczyć pracę administracyjną na dokumentacji o 72%, odzyskać około 4 700 godzin rocznie i skrócić przygotowanie dokumentacji do audytu z 16 godzin do 30 minut.

Klient

Klientem HRK Payroll Consulting była duża firma produkcyjna zatrudniająca około 2 500 pracowników. Skala organizacji oraz liczba dokumentów powstających w ramach procesów kadrowych sprawiały, że zarządzanie papierowymi aktami stawało się coraz bardziej czasochłonne.

Dokumentacja obejmowała ponad 125 tys. pojedynczych dokumentów pracowniczych. Ich przechowywanie, wyszukiwanie, aktualizowanie i kompletowanie wymagało znacznego zaangażowania zespołu HR.

Wyzwanie: rosnąca liczba dokumentów i obciążenie administracyjne

Dotychczasowy model zarządzania aktami osobowymi opierał się w dużej mierze na dokumentacji papierowej. Wraz ze wzrostem zatrudnienia coraz trudniejsze stawało się szybkie docieranie do potrzebnych informacji oraz utrzymywanie pełnej kontroli nad kompletnością akt.

Największe wyzwania obejmowały:

• czasochłonne wyszukiwanie dokumentów,
• ręczne kompletowanie i weryfikowanie akt osobowych,
• duże obciążenie administracyjne zespołu HR,
• ograniczoną możliwość szybkiego sprawdzenia kompletności dokumentacji,
• konieczność angażowania kilku osób w przygotowania do audytów i kontroli,
• rosnące koszty przechowywania oraz obsługi dokumentacji papierowej.

Szczególnie wymagające było przygotowanie kompletu dokumentów na potrzeby audytu. Przed wdrożeniem zajmowało ono około 16 godzin.

Cel projektu: cyfrowe akta i więcej czasu na działania HR

Celem projektu nie było wyłącznie zeskanowanie dokumentów. Organizacja potrzebowała uporządkowanego, bezpiecznego i skalowalnego modelu zarządzania dokumentacją pracowniczą.

Wdrożenie miało umożliwić:

• przeniesienie akt osobowych do środowiska cyfrowego,
• zapewnienie szybkiego dostępu do dokumentów uprawnionym osobom,
• ograniczenie liczby czynności wykonywanych ręcznie,
• łatwiejsze monitorowanie kompletności dokumentacji,
• usprawnienie obsługi audytów i kontroli,
• odciążenie wewnętrznego zespołu HR,
• przygotowanie organizacji do dalszej digitalizacji procesów kadrowych.

Ważnym warunkiem było zachowanie ciągłości bieżącej obsługi pracowników w czasie porządkowania i digitalizacji dokumentacji.

Rozwiązanie: DigiTeczka powered by HRK & LOGITO

Klient zdecydował się na wdrożenie DigiTeczki – rozwiązania łączącego elektroniczne akta osobowe, digitalizację istniejącej dokumentacji oraz wsparcie operacyjne ekspertów HRK.

Projekt został podzielony na kilka etapów.

1. Analiza dokumentacji i procesów

W pierwszej kolejności przeanalizowano sposób przechowywania oraz obsługi akt osobowych. Określono strukturę dokumentacji, zakres digitalizacji i zasady klasyfikowania poszczególnych dokumentów.

Pozwoliło to opracować harmonogram prac dostosowany do skali organizacji oraz ograniczyć ryzyko zakłócenia bieżących procesów kadrowych.

2. Przygotowanie akt do digitalizacji

Dokumentacja została uporządkowana i przygotowana do skanowania. Na tym etapie możliwe było również zidentyfikowanie braków, nieprawidłowo przypisanych dokumentów i innych niespójności wymagających wyjaśnienia. Digitalizacja stała się dzięki temu nie tylko zmianą formy przechowywania akt, ale także okazją do poprawy ich jakości i kompletności.

3. Digitalizacja ponad 125 tys. dokumentów

Dokumenty zostały zeskanowane, odpowiednio sklasyfikowane i przypisane do właściwych części akt osobowych. Każdy etap procesu obejmował kontrolę jakości, której celem było zweryfikowanie czytelności, kompletności oraz poprawności indeksowania dokumentacji.

4. Uruchomienie DigiTeczki

Po zakończeniu migracji klient otrzymał dostęp do centralnego repozytorium cyfrowych akt osobowych. Skonfigurowano role użytkowników i poziomy uprawnień, tak aby poszczególne osoby miały dostęp wyłącznie do dokumentów potrzebnych w ramach swoich obowiązków.

5. Nowy model bieżącej obsługi

Wdrożenie objęło również uporządkowanie zasad dalszego przetwarzania dokumentacji. Dzięki temu nowe dokumenty mogą być na bieżąco dodawane do elektronicznych akt, a zespół HR nie musi wracać do wcześniejszego, papierowego modelu pracy.

Efekty wdrożenia

Wdrożenie objęło dokumentację około 2 500 pracowników i ponad 125 tys. dokumentów.

Wskaźnik	Efekt
Liczba pracowników objętych projektem	2 500
Liczba zdigitalizowanych dokumentów	ponad 125 000
Dokumentacja dostępna online	100%
Redukcja pracy administracyjnej HR na dokumentacji	72%
Czas przygotowania dokumentacji do audytu przed wdrożeniem	ok. 16 godzin
Czas przygotowania dokumentacji do audytu po wdrożeniu	ok. 30 minut
Odzyskany czas zespołu HR	ok. 4 700 godzin rocznie

4 700 godzin rocznie odzyskanych przez HR

Najbardziej odczuwalnym efektem wdrożenia było ograniczenie czasu przeznaczanego na powtarzalne zadania administracyjne. Zespół nie musi już ręcznie przeszukiwać papierowych teczek, kompletować dokumentów z różnych źródeł ani każdorazowo przygotowywać akt od podstaw.

Ograniczenie pracy administracyjnej w zakresie dokumentacji o 72% oznacza około 4 700 odzyskanych godzin rocznie. To czas, który HR może przeznaczyć na działania wspierające realizację celów organizacji, w tym rozwój pracowników, wsparcie menedżerów, doskonalenie procesów HR oraz inicjatywy zwiększające efektywność organizacyjną i poprawiające doświadczenia pracowników

Dokumentacja do audytu w 30 minut zamiast 16 godzin

Przed wdrożeniem przygotowanie dokumentacji na potrzeby audytu zajmowało około dwóch dni roboczych i wymagało zaangażowania kilku osób. Proces obejmował ręczne wyszukiwanie akt oraz sprawdzanie kompletności dokumentów.

Po uruchomieniu DigiTeczki potrzebne materiały można przygotować w około 30 minut. System umożliwia szybkie wyszukiwanie i weryfikację dokumentów według różnych kryteriów określonych przez użytkownika.

W efekcie organizacja przeszła od reaktywnego przygotowywania dokumentacji do modelu stałej gotowości, zapewniającego szybki dostęp do wymaganych informacji i dokumentów.

Więcej niż zmiana papieru na plik

Digitalizacja akt osobowych przyniosła klientowi nie tylko oszczędność czasu. Pozwoliła również ujednolicić sposób zarządzania dokumentacją i zwiększyć kontrolę nad jej obiegiem.

Po wdrożeniu organizacja zyskała:

• szybki dostęp do dokumentów z uwzględnieniem nadanych uprawnień,
• możliwość sprawnego monitorowania kompletności akt,
• jednolite zasady klasyfikowania dokumentacji,
• łatwiejsze przygotowywanie materiałów do kontroli i audytów,
• mniejsze uzależnienie procesów od fizycznej lokalizacji dokumentów,
• skalowalne rozwiązanie wspierające dalszy wzrost organizacji i liczby zatrudnionych pracowników.

Co zdecydowało o powodzeniu projektu?

Wdrożenie pokazało, że skuteczna digitalizacja akt osobowych wymaga połączenia technologii z wcześniejszym uporządkowaniem dokumentacji i procesów.

Kluczowe znaczenie miały:

• dokładna analiza przed rozpoczęciem digitalizacji,
• jasne zasady klasyfikowania i indeksowania dokumentów,
• etapowe prowadzenie prac,
• kontrola jakości zeskanowanej dokumentacji,
• zachowanie ciągłości obsługi pracowników,
• odpowiednie zarządzanie dostępami,
• ustalenie zasad bieżącej obsługi nowych dokumentów.

Dzięki temu elektroniczne akta stały się trwałym elementem codziennej pracy organizacji, a nie wyłącznie cyfrowym archiwum dotychczasowych dokumentów.

Fundament dalszej digitalizacji procesów HR

DigiTeczka stworzyła uporządkowaną podstawę do rozwijania kolejnych cyfrowych procesów – między innymi elektronicznego obiegu dokumentów, cyfrowego onboardingu, obsługi zmian kadrowych i samoobsługi pracowniczej.

Case study firmy produkcyjnej pokazuje, że nawet przy dokumentacji obejmującej tysiące pracowników możliwe jest przeprowadzenie digitalizacji bez utraty ciągłości działania. Warunkiem jest odpowiednie przygotowanie projektu, kontrola jakości oraz połączenie technologii z wiedzą operacyjną.

Prezentowane wyniki opracowano na podstawie analizy procesów przed wdrożeniem i po uruchomieniu docelowego modelu pracy. Dane przedstawiają rezultaty osiągnięte w opisanej organizacji.

Twój zespół HR nadal poświęca wiele godzin na wyszukiwanie i kompletowanie dokumentów?  Sprawdź, jakie efekty może przynieść wdrożenie DigiTeczki w Twojej organizacji.

Skontaktuj się z nami: digiteczka@hrk.pl