Jak zautomatyzowaliśmy proces podwyżek rocznych dla 1600 pracowników – case study

Około 1600 pracowników, sześć scenariuszy kadrowych, 307 wyrównań do minimalnego wynagrodzenia i blisko 3200 dokumentów. HRK przejęło odpowiedzialność za kompleksową realizację procesu podwyżek rocznych – od przygotowania i połączenia danych, przez naliczenie nowych wynagrodzeń, aż po wygenerowanie kompletnej dokumentacji kadrowej.

Sytuacja klienta

W poprzednich latach klient samodzielnie kwalifikował pracowników do podwyżek, wykonywał kalkulacje i przypisywał odpowiednie warianty dokumentów. Do HRK trafiały gotowe dane, na podstawie których przygotowywana była dokumentacja kadrowa.

W roku realizacji projektu sytuacja wyglądała inaczej. Zmiany organizacyjne w obszarze HR znacząco ograniczyły zasoby, które klient mógł przeznaczyć na obsługę procesu. Jednocześnie decyzje dotyczące zasad i wysokości podwyżek zostały podjęte później niż zwykle.

Proces, który wcześniej był rozłożony na około dwa miesiące, tym razem należało zaprojektować i przeprowadzić w ciągu około miesiąca – dodatkowo w okresie świątecznym, przy ograniczonej dostępności osób decyzyjnych.

Klient potrzebował partnera, który przejmie nie tylko przygotowanie dokumentów, lecz także całą operacyjną stronę procesu.

Dlaczego proces był tak złożony?

Podwyżkami objęto około 1600 osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, zajmujących jedno z pięciu wskazanych stanowisk.

Sama lista stanowisk nie wystarczała jednak do ustalenia, kto powinien otrzymać podwyżkę i jaka powinna być jej wysokość. Dla każdego pracownika należało przeanalizować m.in.:

• stanowisko wynikające z umowy o pracę,
• stanowisko obowiązujące na podstawie aneksu czasowego,
• wynik oceny pracowniczej,
• wymiar etatu,
• wysokość aktualnego wynagrodzenia,
• obowiązujące minimum płacowe,
• długotrwałe nieobecności,
• daty obowiązywania aneksów i warunków zatrudnienia.

Dodatkową trudność stanowiły osoby, które jednocześnie zajmowały stanowisko podstawowe i pełniły inną funkcję na podstawie czasowego aneksu. W ich przypadku konieczne było ustalenie warunków wynagrodzenia zarówno na czas obowiązywania aneksu, jak i po powrocie na stanowisko wynikające z umowy o pracę.

W efekcie powstało sześć podstawowych scenariuszy dokumentacyjnych. Każdy z nich mógł dodatkowo zależeć od oceny pracownika, wymiaru etatu i konieczności wyrównania wynagrodzenia do ustawowego minimum.

Cel projektu

HRK otrzymało odpowiedzialność za pełny zakres realizacji procesu:

• przygotowanie danych z systemu kadrowo-płacowego,
• połączenie ich z ocenami pracowniczymi i informacjami o absencjach,
• identyfikację osób objętych podwyżką,
• naliczenie nowych wynagrodzeń,
• kontrolę zgodności z minimalnym wynagrodzeniem,
• obsługę aneksów czasowych i przypadków niestandardowych,
• przypisanie odpowiednich wariantów dokumentów,
• wygenerowanie i uporządkowanie kompletnej dokumentacji.

Rozwiązanie musiało być możliwe do wdrożenia w krótkim terminie, przejrzyste dla zespołu HR oraz łatwe do aktualizacji w przypadku kolejnych zmian decyzji biznesowych.

Jedno źródło danych i jedna logika procesu

Dane kadrowe zostały pozyskane z systemu TETA HR. Obejmowały m.in. identyfikatory pracowników, stanowiska podstawowe i czasowe, wymiar etatu, aktualne wynagrodzenie, daty obowiązywania aneksów oraz informacje o długotrwałych nieobecnościach.

Klient przekazał dodatkowo wyniki ocen pracowniczych i informacje o osobach uprawnionych do podpisania dokumentacji.

Poszczególne zbiory zostały połączone na podstawie unikalnego identyfikatora pracownika. Na prośbę klienta cały mechanizm przygotowano w środowisku Microsoft Excel, wykorzystując Power Query i makra. Pozwoliło to stworzyć rozwiązanie znane użytkownikom biznesowym, a jednocześnie wystarczająco elastyczne, aby obsłużyć liczne zależności i wyjątki.

Automatyczne naliczanie podwyżek

Podstawą kalkulacji były wyniki ocen pracowniczych. Każdemu poziomowi oceny odpowiadała wartość podwyżki określona przez klienta. Osoby bez oceny oraz pracownicy z najniższym wynikiem nie kwalifikowali się do jej otrzymania.

Mechanizm automatycznie:

1. weryfikował, czy stanowisko pracownika było objęte procesem,
2. przypisywał poziom podwyżki na podstawie oceny,
3. uwzględniał wymiar etatu,
4. wyliczał nowe wynagrodzenie,
5. zaokrąglał wynik zgodnie z przyjętymi zasadami,
6. porównywał nową kwotę z minimalnym wynagrodzeniem,
7. obliczał ewentualne wyrównanie,
8. przypisywał właściwy scenariusz dokumentacyjny.

Dla pracowników posiadających aktywne aneksy czasowe kalkulacje były wykonywane oddzielnie dla warunków obowiązujących w okresie aneksu oraz dla wynagrodzenia po powrocie na stanowisko podstawowe.

Sześć wariantów dokumentacji

W zależności od sytuacji pracownika mechanizm wybierał jeden lub kilka dokumentów:

• zmianę wynagrodzenia na umowie o pracę bez wyrównania,
• zmianę wynagrodzenia na umowie o pracę z wyrównaniem,
• zmianę wynagrodzenia na aktywnym aneksie czasowym bez wyrównania,
• zmianę wynagrodzenia na aktywnym aneksie czasowym z wyrównaniem,
• dokument określający wynagrodzenie po zakończeniu aneksu bez wyrównania,
• dokument określający wynagrodzenie po zakończeniu aneksu z wyrównaniem.

Dodatkowo klient zdecydował o przygotowaniu dla pracowników informacji o warunkach zatrudnienia.

Standardowo pracownik otrzymywał dokument dotyczący zmiany wynagrodzenia oraz informację o warunkach zatrudnienia. W bardziej złożonych przypadkach konieczne było wygenerowanie trzech dokumentów: dotyczącego aktualnego aneksu, przyszłych warunków po powrocie na stanowisko podstawowe oraz informacji o warunkach zatrudnienia.

Warunkowe generowanie dokumentów

Dokumentacja była przygotowywana za pomocą warunkowej korespondencji seryjnej. Mechanizm analizował każdy rekord i automatycznie wybierał właściwy wzór dokumentu.

Do dokumentacji podstawiane były m.in.:

• dane pracownika i stanowiska,
• dotychczasowe oraz nowe wynagrodzenie,
• kwota podwyżki,
• wysokość wyrównania,
• daty obowiązywania zmian,
• dane osób uprawnionych do podpisu.

Rozwiązanie kontrolowało również liczbę dokumentów przypisanych do pracownika. Było to istotne zwłaszcza w przypadkach, w których jedna osoba występowała w bazie kilkukrotnie ze względu na jednoczesne obowiązywanie umowy o pracę i aneksu czasowego.

Dokumenty były automatycznie porządkowane i układane w kolejności wskazanej przez klienta.

Kontrola poprawności

Przed uruchomieniem mechanizmu dla całej organizacji przeprowadzono walidację na rzeczywistych przypadkach pracowniczych.

Próbka obejmowała m.in. osoby:

• z różnymi ocenami pracowniczymi,
• zatrudnione w niepełnym wymiarze etatu,
• posiadające aktywne aneksy czasowe,
• wymagające wyrównania do minimalnego wynagrodzenia,
• niekwalifikujące się do podwyżki,
• przebywające na długotrwałych nieobecnościach.

Kontrolowano liczebność populacji na kolejnych etapach, porównywano wynagrodzenia przed i po zmianie oraz tworzono listy wyjątków wymagających indywidualnej decyzji klienta.

Po zaakceptowaniu logiki mechanizm został uruchomiony dla wszystkich osób objętych procesem.

Rezultaty projektu

W ramach projektu:

• obsłużono około 1600 pracowników,
• odwzorowano 6 podstawowych scenariuszy kadrowych,
• zastosowano 6 wariantów dokumentów podwyżkowych oraz dodatkowy dokument dotyczący warunków zatrudnienia,
• wygenerowano około 3200 dokumentów,
• zidentyfikowano 307 przypadków wymagających wyrównania do minimalnego wynagrodzenia,
• obsłużono około 70 pracowników wymagających przygotowania dwóch lub trzech dokumentów podwyżkowych,
• ograniczono liczbę przypadków wymagających indywidualnej decyzji do 10,
• przygotowano gotową dokumentację w ciągu dwóch tygodni od zamknięcia danych.

Proces został zakończony w wymaganym terminie, mimo zmian założeń, późnych decyzji biznesowych i ograniczonej dostępności zespołu klienta.

Wartość dla klienta

Największą wartością projektu było połączenie danych, reguł płacowych i dokumentacji w jednym mechanizmie.

Klient nie musiał ręcznie analizować setek wyjątków, przypisywać wzorów dokumentów ani kontrolować każdego przypadku oddzielnie. Zespół HR mógł skoncentrować się na decyzjach biznesowych i zatwierdzaniu rezultatów zamiast na technicznym przygotowywaniu procesu.

Automatyzacja ograniczyła ryzyko:

• pominięcia pracownika kwalifikującego się do podwyżki,
• zastosowania niewłaściwego poziomu podwyżki,
• błędnego wyrównania do minimalnego wynagrodzenia,
• nieuwzględnienia skutków aktywnego aneksu czasowego,
• wygenerowania niepełnego zestawu dokumentów,
• przygotowania dokumentacji w niewłaściwej kolejności.

Mechanizm został zaprojektowany tak, aby można było wykorzystać go ponownie po aktualizacji danych, zasad podwyżek, kwoty minimalnego wynagrodzenia i wzorów dokumentów.

Wniosek

Proces podwyżek rocznych przestaje być prostą operacją, gdy obejmuje dużą populację pracowników, różne oceny, aneksy czasowe, niepełne etaty i wymogi dotyczące wynagrodzenia minimalnego.

W takich warunkach ręczne zarządzanie wyjątkami zwiększa ryzyko błędów i znacząco obciąża zespoły HR. Rozwiązaniem jest jeden spójny mechanizm, który łączy kwalifikację pracowników, kalkulacje, kontrole i generowanie dokumentacji.

 

HRK Payroll Consulting połączyło kompetencje kadrowo-płacowe, analizę danych i automatyzację procesów, przejmując odpowiedzialność za całą operacyjną realizację projektu – od danych źródłowych do gotowych dokumentów dla pracowników.