Zatrudnienie pracownika – niezbędne dokumenty

Proces rekrutacji zakończył się pomyślnie? Gratulacje! Każdy pracownik wnosi do firmy nową wiedzę, umiejętności i energię, które mogą wpłynąć na rozwój całej organizacji. Zatrudnienie pracownika wymaga jednak dopełnienia szeregu formalności. Jakie dokumenty są potrzebne do umowy o pracę, a jakie w przypadku umowy zlecenia? Sprawdź!

Jakie dokumenty są potrzebne do prawidłowego zatrudnienia?

Przygotowanie odpowiedniej dokumentacji dla nowo zatrudnionego pracownika to obowiązek każdego pracodawcy. Jego niedopełnienie może mieć poważne konsekwencje natury prawnej. Należy jednak pamiętać, że pracodawca nie może żądać od kandydata innych danych niż te, które zostały wyszczególnione przez prawodawcę w Artykule 22(1) Kodeksu Pracy, czyli m.in. imienia (imion) i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, przebiegu zatrudnienia, adresu zamieszkania, numeru PESEL, danych osobowych dzieci pracownika oraz osób z najbliższej rodziny, jeśli pracownik zgłosi chęć korzystania z przysługujących mu z tego tytułu uprawnień czy numeru rachunku płatniczego, na który ma wpłynąć wynagrodzenie. Należy pamiętać, że pracodawca może zażądać od pracownika dokumentów potwierdzających prawdziwość danych podanych w kwestionariuszu oraz innych dokumentach.

Dokumenty do umowy o pracę

Umowa o pracę to jedna z najczęściej zawieranych w Polsce umów między pracodawcą a pracobiorcą. W przypadku zawarcia tego typu umowy pracodawca jest zobligowany do prowadzenia akt osobowych dla każdego pracownika (niezależnie od tego, czy został zatrudniony na okres próbny, czas określony czy nieokreślony).

Co powinien zawierać komplet dokumentów dla nowego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę? Są to m.in.:

• kwestionariusz osobowy dla kandydata ubiegającego się o pracę,
• skierowanie na badania lekarskie,
• umowa o pracę (na okres próbny/czas określony/czas nieokreślony),
• zgoda na przetwarzanie danych osobowych,
• oświadczenie w sprawie korzystania z uprawień związanych z rodzicielstwem,
• wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego,
• informacja dla pracowników zawierająca obowiązujące normy prawne dotyczącego równego traktowania w zatrudnieniu.

Jakie dokumenty są potrzebne do zatrudnienia na umowy cywilnoprawne?

W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia dokumenty kadrowe wyglądają nieco inaczej. Pracodawca nie jest zobligowany do prowadzenia akt osobowych. Ma jednak obowiązek dostarczenia nowo zatrudnionemu pracownikowi takich dokumentów jak:

• kwestionariusz osobowy,
• umowa zlecenie/umowa o dzieło,
• skierowanie na badania lekarskie,
• skierowanie na szkolenie BHP (jeśli rodzaj wykonywanej pracy tego wymaga).

Gdzie zgłosić nieprawidłowości związane z dokumentacją?

Organem, do którego można zgłosić nieprawidłowości związane m.in. z dokumentacją lub nieprzestrzeganiem bezpieczeństwa i higieny pracy w organizacji, jest Państwowa Inspekcja Pracy (PIP). To instytucja, która jest odpowiedzialna za kontrolowanie przestrzegania przepisów dotyczących zatrudnienia. Kontrolerzy PIP mają prawo zażądać udostępnienia pełnej dokumentacji dotyczącej pracownika. Kontrola może być podjęta bez wcześniejszego uprzedzenia o każdej porze dnia. Znalezienie nieprawidłowości może skutkować nałożeniem grzywny lub mandatu nawet do 30 000 złotych, a w przypadku stwierdzenia bezpośredniego zagrożenia dla zdrowia lub życia pracowników wydaniem nakazu zamknięcia zakładu.

Czy warto powierzyć obowiązki kadrowe firmie zewnętrznej?

Zarządzanie dokumentacją personalną i administracją wynagrodzeniami to żmudne i czasochłonne zajęcie, szczególnie w firmach, które zatrudniają kilkudziesięciu lub kilkuset pracowników. W korporacjach o zasięgu międzynarodowym lub ogólnopolskim obowiązki te spoczywają na pracownikach wewnętrznego działu HR. Nie w każdej firmie tego typu rozwiązanie jest możliwe i opłacalne. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na powierzenie zarządzania dokumentacją personalną wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym. Dzięki temu pracodawca może skupić się na bieżącej działalności, minimalizując ryzyko popełnienia kosztownego błędu.