Wyjazdy służbowe – czym są i jak rozliczać delegację pracownika?

Mimo postępującej informatyzacji procesów biznesowych w wielu branżach bezpośredni kontakt z klientem wciąż odgrywa kluczową rolę. Wyjazdy służbowe to codzienność nie tylko przedstawicieli handlowych, ale także account managerów, kontrolerów czy spedytorów.

Czy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi w delegacji nocleg i dietę? Czy osoba zatrudniona na umowę o pracę może odmówić wyjazdu służbowego, a jeśli tak, to w jakich przypadkach? Sprawdź!

Co to jest delegacja?

Delegacja to inaczej wyjazd służbowy, na który może zostać skierowana osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę. W Kodeksie pracy nie znajdziemy dokładnej definicji, czym jest delegacja. Nie oznacza to jednak, że podróże służbowe nie podlegają regulacjom prawnym. W artykule 77 (5)§ 1 Kodeksu pracy możemy znaleźć informację, że pracownikowi z tytułu podróży służbowej (zarówno na terenie kraju, jak i za granicą) w trakcie wykonywania zadań zleconych przez pracodawcę w miejscu i czasie przez niego wskazanym przysługuje zwrot kosztów poniesionych w związku z pełnieniem obowiązków służbowych. Pracodawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów m.in.:

• diety;
• noclegów;
• dojazdów i przejazdów;
• innych udokumentowanych wydatków niezbędnych do realizacji zadań w miejscu wykonywania obowiązków służbowych.

Wysokość diety jest uzależniona od czasu trwania podróży służbowej. Jeśli delegacja trwa mniej niż 8 godzin, pracownikowi nie przysługuje dieta. Od 8 do 12 godzin pracownik może liczyć na połowę diety. Dopiero jeżeli podróż służbowa trwa więcej niż 12 godzin, pracownik może otrzymać pełną dietę.

Kiedy należy rozliczyć delegację?

Pracownik ma 14 dni na rozliczenie delegacji. Rozliczenia dokonuje pracodawca na podstawie dołączonych dokumentów m.in. faktur, rachunków czy biletów. Jeśli pracodawca wypłacił pracownikowi zaliczkę, dopłaca pozostałą kwotę (jeśli niezbędne wydatki w trakcie podróży służbowej okazały się większe niż planowane). Może się jednak zdarzyć, że pracownik nie wyda całej zaliczki. Wówczas jest zobowiązany do zwrotu pieniędzy pracodawcy.

Czym jest polecenie wyjazdu i jakie informacje powinno zawierać?

W świetle prawa pracodawca nie ma obowiązku dostarczenia polecenia wyjazdu pracownikowi w formie pisemnej. Sporządzenie takiego dokumentu leży jednak w jego interesie. Dysponując pisemnym poleceniem, może potwierdzić, że delegacja się odbyła i na tej podstawie rozliczyć koszty diety, dojazdów czy noclegów. W poleceniu wyjazdu służbowego należy zawrzeć takie informacje jak:

• dane pracownika odbywającego podróż;
• datę rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej;
• cel delegacji;
• miejsce wykonywania obowiązków służbowych;
• informację o środkach transportu wykorzystanych w celu dotarcia na miejsce pełnienia obowiązków;
• kwotę zaliczki wpłaconej na pokrycie wydatków w trakcie odbywania podróży służbowej;
• odręczny podpis pracodawcy.

Do polecania wyjazdu pracodawca może także dołączyć dokument służący do zapisywania informacji o kosztach poniesionych przez pracownika w trakcie delegacji. W szczególnych wypadkach stosuje się także dokument stwierdzający odbycie podróży służbowej wystawiany przez osoby do tego upoważnione w miejscu świadczenia pracy wskazanym przez pracodawcę.

Pracodawca może przedstawić pracownikowi polecenie wyjazdu w dowolnym momencie. Oczywiście wiele zależy od charakteru działalności i celu podróży. Wiele delegacji służbowych jest planowanych z kilkutygodniowym, a nawet kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

Odmowa wyjazdu przez pracownika

Wobec pracownika, który odmówi wyjazdu w delegację, mogą zostać wyciągnięte odpowiednie konsekwencje: upomnienie, nagana, a nawet zwolnienie dyscyplinarne.

Zgodnie z Kodeksem pracy prawo do odmowy wyjazdu w delegację przysługuje:

• kobietom w ciąży;
• pracownikom opiekującym się dziećmi do 4. roku życia.

Kodeks pracy daje prawo odmowy odbycia podróży służbowej wyżej wymienionym osobom, ale nie zabrania im wzięcia udziału w delegacji. Jeżeli więc pracownik wyraził zgodę na odbycie podróży służbowej, powinien podpisać stosowny dokument i przedłożyć go pracodawcy. W wyżej określonych przypadkach pisemną zgodę należy przedstawić przed każdą podróżą służbową. Dzięki temu pracodawca nie zostanie pociągnięty do odpowiedzialności np. w przypadku kontroli z Państwowego Urzędu Pracy.

Długość trwania wyjazdu służbowego

Kodeks pracy nie określa, ile może trwać podróż służbowa. Decyzja ta należy więc do pracodawcy. Czas trwania delegacji zależy od wielu czynników. Przede wszystkim: odległości od miejsca wykonywania pracy. Określając czas trwania delegacji, należy wziąć także pod uwagę cel podróży, którym może być np. podpisanie umowy z klientem, udział w szkoleniu lub prezentacja produktu. Pracodawca nie musi uwzględniać prywatnych planów pracownika czy dodatkowych form zarobkowania. Jedynym ograniczeniem jest prawo do odpoczynku zagwarantowane w Kodeksie pracy. Jeśli pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę, ma prawo do przynajmniej 11 godzin odpoczynku dobowego.