Siła informacji zwrotnej w zdalnym zarządzaniu

Miniony rok był wyzwaniem dla wielu obszarów biznesowych, nie tylko pod kątem utrzymania ciągłości finansowej, ale także podtrzymania wysokiego poziomu motywacji wśród swoich pracowników.

Każdy z nas mierzył się z wyzwaniami pracy zdalnej i choć każdy w swoim zakresie przywykł do nowych warunków pracy, to wiele obszarów nadal stanowi wyzwanie. Brak bezpośredniego kontaktu z pracownikami to utrata okazji do spontanicznych spotkań przy kawie w firmowej kuchni i jednocześnie upewnienia się, że wszystko idzie zgodnie z planem. W pracy zdalnej musimy liczyć się z dużo mniejszą kontrolą pracy naszych podwładnych, a także ograniczonym przepływem informacji. Mając do dyspozycji jedynie narzędzia telekomunikacyjne i internetowe umyka nam wiele niuansów komunikacji międzyludzkiej, która w pracy jest kluczowym czynnikiem budującym relacje. Jak te relacje utrzymać i pielęgnować mimo dystansu?

Oczywiście nic nie zastąpi spotkania w cztery oczy, ale są sposoby, by zachować wysoki poziom zaangażowania zespołu. Warto zacząć od podstaw, takich jak regularne udzielanie feedbacku. Informacja zwrotna – zarówno pozytywna, jak i negatywna (ta konstruktywna!) – spełnia doskonałą rolę w utrzymaniu dynamiki w procesie rozwoju pracownika. Pracownik, który regularnie otrzymuje informację zwrotną, wieże jego praca jest zauważona i że to jak pracuje również ma znaczenie. Dlatego rozmawiając ze swoimi zespołami nie skupiajmy się tylko na liczbach, celach, KPI’ach. Warto również spędzić choć odrobinę czasu na wspólnej dyskusji o sprawach niezwiązanych z pracą. Jeśli nie znajdziemy na to przestrzeni, utracimy kontakt z pracownikami. Utrzymanie ducha zespołu pomaga w budowaniu poczucia odpowiedzialności za wspólny cel. Nie będzie to więc strata czasu, jeśli zaprosisz swój zespół na wirtualną kawę, choć z początku może się to wydawać nieco osobliwą formą integracji.

Poczucie odpowiedzialności za dobrostan pracowników

Docenianie to również kluczowy obszar w budowaniu zaangażowania pracowników, szczególnie w okolicznościach, w których się znajdujemy. Kiedyś mogliśmy korzystać z pokrzepiającej rozmowy, gdy coś szło nie tak, albo liczyć na bezpośrednią pochwałę i uścisk dłoni, gdy na horyzoncie pojawił się sukces. Teraz mamy dużo mniej możliwości swobodnej ekspresji w udzielaniu wsparcia czy pochwały, dlatego tym bardziej musimy sami zadbać o kreowanie okazji do takich rozmów. Jak? Wystarczy raz w tygodniu zdzwonić się z całym zespołem lub z każdym z osobna i podziękować mu za wytężoną pracę (oczywiście jeśli faktycznie taka była). Najlepiej odnosić się do konkretnych dokonań danej osoby, tak aby feedback nie był zbyt ogólny. To działanie uwrażliwi nas również na dostrzeganie starań i pozytywnych postaw pracowników, mimo, że nie widzimy ich na co dzień. Ograniczona możliwość obserwacji podwładnych, nie oznacza braku możliwości wglądu w postawę czy zachowania danej osoby.

Feedback na wagę złota

Istnieją pewne złote zasady, które sprawiają, że feedback staje się efektywny. W przypadku kontaktu zdalnego zasady te stają się wręcz nieodzowne. Źle przekazany feedback trudno odkręcić, a widząc drugą osobę na ekranie komputera nie jesteśmy w stanie skontrolować każdej pojawiającej się reakcji. Dlatego wyjątkowo musimy dbać o to, co mówimy do naszych pracowników. Przede wszystkim feedback powinien być:

• konstruktywny – zawsze należy odnosić się do zachowań danej osoby, a nie jej cech osobowości. Dobry feedback opiera się na faktach, a nie przypuszczeniach, bądź obawach przełożonego;
• szczery – mówmy tylko to, co naprawdę myślimy. Każdy fałsz, nieważne czy negatywny czy pozytywny, może przynieść odwrotny skutek;
• częsty i natychmiastowy – nie czekamy z feedbackiem do tygodniowego podsumowania, kwartalnego spotkania czy rocznej ewaluacji. Widzisz, że coś jest nie tak? Sygnalizuj! Postawa Twojego pracownika wyróżnia się pozytywnie? Pochwal!

Feedback powinien być również obustronny. To oznacza, że musimy być otwarci na informację zwrotną od naszych pracowników. Gdy udzielamy feedbacku informacja ta nie jest wysłana do próżni, ale do człowieka, który może mieć na ten temat swoje zdanie. Im bardziej zaangażuje się w rozmowę, tym większa szansa, że Twój feedback przyniesie pożądany skutek. Jeśli więc nie jesteś usatysfakcjonowany sposobem pracy swojego podwładnego, ale po udzieleniu feedbacku nie zapytasz go o jego plan lub pomysł na poprawę, to prawdopodobnie utkniecie w martwym punkcie (i kiepskiej atmosferze).

Kiedy już będziesz gotowy by podjąć wyzwanie bieżącego feedbackowania swojego zespołu, pamiętaj aby robić to z głową. Unikaj afirmacyjnych „kanapek” (negatywny feedback przykryty dwoma komunikatami o zabarwieniu pozytywnym), które wprowadzają jedynie chaos informacyjny. Jedną z najprostszych i najskuteczniejszych metod udzielania informacji jest np. FUKO, którego rozwinięcie to Fakty, Ustosunkowanie, Konsekwencje, Oczekiwania. Technika ta zdejmuje część ciężaru negatywnego feedbacku z ocenianego, poprzez zmianę komunikatu „Ty” na komunikat „Ja”. Technik udzielania informacji zwrotnej jest jednak dużo więcej, co ma jedną ogromną zaletę – każdy znajdzie coś dla siebie!

Złoty Graal komunikacji

Feedback i transparentna komunikacja stała się Złotym Graalem dzisiejszych czasów. Każdy menedżer walczy o utrzymanie motywacji pracowników korzystając ze swojego doświadczenia i licząc na własną intuicję. Czasem jednak warto zrobić jeszcze więcej i wyjść z inicjatywą, by upewnić się, że status izolacji i braku bezpośredniego kontaktu nie stanowi dla Twojego zespołu dużego problemu. Niektóre osoby odnalazły się w tej sytuacji jak ryba w wodzie, ale inne potrzebują częstszego kontaktu i informacji zwrotnej. Wszyscy znaleźliśmy się w nienaturalnej sytuacji odosobnienia, która może wzmagać uczucie niepewności. Naszym zadaniem jest stworzenie takiego wirtualnego środowiska pracy, które zminimalizuje potencjalne szkody związane z koniecznością ciągłej pracy zdalnej.