Referencje dla pracownika – jak je napisać?

Jak napisać referencje dla pracownika? Sprawdź, jakich informacji nie może zabraknąć w dokumencie.

Opinia o pracowniku z poprzedniego miejsca pracy może być bardzo cenna dla nowego pracodawcy. Na dobrych referencjach zależy także pracownikom. Pozytywne rekomendacje mogą ułatwić rekruterowi podjęcie decyzji o zatrudnieniu danej osoby.

Czym są referencje dla pracownika?

Referencje (inaczej rekomendacje lub list referencyjny) to opinia o byłym pracowniku wystawiana przez pracodawcę po zakończeniu stosunku pracy. Rekomendacje zazwyczaj są wystawiane w formie pisemnej (choć dopuszczalne jest przedstawienie rekomendacji w formie ustnej, to taka forma jest znacznie mniej popularna). Dobre referencje powinny być: szczere, dobrowolne i użyteczne. Powinny zawierać informacje, które pozwolą nowemu pracodawcy lepiej poznać kandydata.

Kiedy napisać referencje i w jakim celu się to robi?

List referencyjny pisze się w celu polecenia pracownika innemu pracodawcy. Z tego względu dokument powinien zostać wystawiony wyłącznie osobie, którą rzeczywiście chcemy zarekomendować ze względu na jej cechy i umiejętności przydatne na określonym stanowisku.

Uwaga! Referencje to nie to samo co opinia o pracowniku. Opinia o pracowniku nie musi mieć charakteru pochlebnego w przeciwieństwie do listu referencyjnego.

Warto pamiętać, że pracodawca nie ma obowiązku wystawienia referencji pracownikowi. Stworzenie rekomendacji zależy wyłącznie od jego dobrej woli i nie jest w żaden sposób regulowane Kodeksem pracy. Pracownik nie może więc wymagać od pracodawcy wystawienia referencji (nawet jeśli pracodawca nie miał żadnych zastrzeżeń do wykonywanej przez niego pracy). Odmowa bez wskazania obiektywnej przyczyny może jednak negatywnie wpłynąć na wizerunek pracodawcy.

Jak napisać rekomendacje, czyli jakie informacje powinien zawierać list referencyjny?

• Referencje mają ułatwić nowemu pracodawcy podjęcie decyzji o zatrudnieniu pracownika. Dlatego list polecający powinien zawierać wyłącznie prawdziwe informacje. Rekomendacje powinny mieć charakter obiektywny. Prywatne relacje z pracownikiem (jeśli takie miały miejsce) nie mogą mieć wpływu na opinię.
• Pamiętaj, że referencje to nie laurka dla pracownika! Unikaj przesadnego chwalenia. Tworząc rekomendacje, możesz wyświadczyć pracownikowi niedźwiedzią przysługę. W jaki sposób? Po pierwsze: nowy pracodawca może uznać rekomendacje za niewiarygodne. Po drugie: Twój list referencyjny może wpłynąć na zbyt wygórowane, wręcz nierealistyczne oczekiwania nowego pracodawcy w stosunku do pracownika.
• Struktura organizacji uniemożliwiła Ci wystarczające poznanie pracownika, aby zarekomendować go do nowej pracy? Jeśli chcesz, żeby opinia była wartościowa, poproś o szczerą opinię osobę, która osobiście nadzorowała pracę danej osoby.
• Pamiętaj, że referencje to dokument o charakterze formalnym. Tworząc rekomendacje, należy więc zadbać o poprawność ortograficzną, interpunkcyjną i odpowiednio dobrać słownictwo.
• Sprecyzuj zakres obowiązków. Pisz czytelnie i zwięźle, stosuj krótkie akapity. Postaraj się, aby referencje zmieściły się na kartce o formacie A4. Tyle wystarczy, aby scharakteryzować pracownika i zadbać o kwestie formalne.
• Unikaj zbyt ogólnych sformułowań takich jak: „pracownik dobrze wykonywał swoje obowiązki” lub „pracownik sumiennie podchodził do powierzonych mu zadań”. Postaraj się, aby list referencyjny był jak najbardziej spersonalizowany. Dzięki temu będzie miał realną wartość dla innego pracodawcy.
• Jeśli masz wątpliwości, co i w jaki sposób napisać, pamiętaj o nadrzędnej zasadzie: stwórz takie referencje, jakie sam chciałbyś otrzymać, zatrudniając nowego pracownika.

Jeśli chodzi o kwestie formalne, referencje powinny zawierać takie informacje jak:

• miejscowość i datę sporządzenia dokumentu;
• imię i nazwisko osoby, której referencje są udzielane, a także nazwę zajmowanego przez nią stanowiska;
• imię i nazwisko, a także stanowisko osoby, która wystawia referencje;
• nazwę firmy, w której pracował zatrudniony oraz okres zatrudnienia;
• informacje o pracowniku (m.in. zakres obowiązków wykonywanych przez pracownika, jego osiągnięcia, umiejętności, cechy, predyspozycje);
• sformułowanie zachęcające do podjęcia współpracy z pracownikiem;
• opcjonalnie: powód zakończenia współpracy;
• zwrot grzecznościowy, podpis osoby wystawiającej referencje oraz dane kontaktowe umożliwiające nowemu pracodawcy weryfikację zawartych w dokumencie informacji.

Referencje – wzór

Miasto, data

Imię i nazwisko osoby wystawiającej referencje

Stanowisko

Nazwa i adres firmy

Dane kontaktowe [telefon oraz adres e-mail]

 

Referencje

Pan/Pani ………………………… w okresie od ………………………… do ………………………… był zatrudniony/ była zatrudniona w firmie ………………………… na stanowisku ……………………………………………… .

Do podstawowych zadań zatrudnionego/zatrudnionej należało.…….………………………………..
.…….………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
.…….………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Wśród największych sukcesów Pana/Pani ………………………… warto wymienić.…….……………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
.…….……………………………………………………………………………………………………………………………………………….
.…….……………………………………………………………………………………………………………………………………………… .

Pan/Pani…………………………wyróżnia się…………………………………………………………………………………
.…….………………………………………………………………………………………………………………………………………………
.…….………………………………………………………………………………………………………………………………………………
.…….……………………………………………………………………………………………………………………………………………. .

Dotychczasowa udana współpraca pozwala mi zarekomendować Pana/Panią ………………………… do pracy w charakterze ………………………… .

 

Z poważaniem

…………………………

[Odręczny podpis osoby wystawiającej referencje]

 

List referencyjny – przykładowa treść

Pani Natalia Wiśniewska w okresie od 1 stycznia 2019 r. do 1 stycznia 2022 r. była zatrudniona w firmie Woliński Nieruchomości na stanowisku asystentka biura.

Do podstawowych zadań zatrudnionej należało: zarządzanie obiegiem dokumentów firmowych, obsługa recepcji, dbanie o prawidłowy obieg korespondencji, organizacja spotkań biznesowych i podróży służbowych, a także dbanie o zaopatrzenie biura w artykuły spożywcze i papierowe.

Wśród największych sukcesów Pani Natalii Wiśniewskiej warto wymienić organizację cyklu szkoleń wewnętrznych dla pracowników firmy Woliński Nieruchomości dotyczących autoprezentacji, które przyczyniły się do kilkunastoprocentowej poprawy wyników sprzedażowych.

Pani Natalia Wiśniewska wyróżnia się komunikatywnością i łatwością nawiązywania kontaktów. Jest doskonale przygotowana do pracy w środowisku biznesowym. Podczas pracy w firmie Woliński Nieruchomości rozwinęła zdolności organizacyjne i umiejętność wyznaczania i przestrzegania priorytetów.

Dotychczasowa udana współpraca pozwala mi zarekomendować Panią Natalię Wiśniewską do pracy w charakterze asystentki biura.

Pamiętaj, że referencje to bardzo ważny dokument dla pracownika. Jeśli zależy Ci na dobrych relacjach z byłymi pracownikami i pozytywnym wizerunku firmy, stwórz takie rekomendacje, jakie sam chciałbyś otrzymać.