Referencje. Czym są i jak o nie prosić?

Niewiele osób może się pochwalić samymi sukcesami na swojej drodze zawodowej. Tym większego znaczenia nabiera pozytywna opinia na nasz temat w ustach poprzednich pracodawców, partnerów biznesowych, czy współpracowników. Potencjalny pracodawca zawsze ma prawo zażyczyć sobie naszych referencji.

Dla osób decydujących o zatrudnieniu kandydata są one w dużej mierze podstawą do wyrabiania sobie opinii na jego temat. Służą do weryfikacji przebiegu kariery zawodowej, dają pojęcie o umiejętnościach oraz nawykach zawodowych kandydata, o jego uzdolnieniach w zakresie komunikowania się oraz o zaangażowaniu w pracę.

Warto zatem zadać sobie pytania: czym są referencje, jak je zbierać i w jakiej formie udostępniać potencjalnym pracodawcom. Referencje udzielane być mogą w dwóch formach:

• w formie pisemnej, przybierają wtedy postać listu polecającego;
• w formie rozmowy (najczęściej telefonicznej), kiedy Twój potencjalny pracodawca lub konsultant pracujący w firmie rekrutacyjnej zwraca się do podanych przez Ciebie na liście referencyjnej osób, o wyrażenie opinii na Twój temat.

Zarówno referencje pisemne, jak i referencje telefoniczne mają swoje wady i zalety. Stosowane łącznie, znakomicie się jednak uzupełniają.

Listy polecające

Pomocne mogą być dwa lub trzy listy polecające, które możesz zaprezentować w czasie rozmowy kwalifikacyjnej. W przeciwieństwie do referencji udzielanych przez telefon, raz przygotowany list polecający może wielokrotnie wesprzeć Twoje starania o pracę.

Kogo prosić o referencje?

Najważniejsze są opinie pochodzące od poprzednich pracodawców. W zależności od struktury organizacyjnej firmy, może Ci ich udzielić bezpośredni przełożony, dyrektor personalny, szef firmy, jej właściciel lub partner. Ważne jednak by była to osoba stojąca wyżej w hierarchii organizacyjnej bądź też bezpośrednio z Tobą współpracująca.

Firmy doradztwa personalnego największą wagę przywiązują do referencji udzielonych przez bezpośredniego przełożonego. Zdecydowanie mniejsze znaczenie mają dla nich referencje od osób pracujących na równorzędnych stanowiskach. Wprawdzie współpracownicy częściej mogą ocenić w szczegółach Twoją pracę, ale zachodzi prawdopodobieństwo, że referencje takie będą zbyt subiektywne.

Jeśli jesteś na początku swojej drogi zawodowej, możesz posłużyć się pisemnymi opiniami z uczelni. Referencji może Ci udzielić któryś z wykładowców, promotor albo opiekun roku ze studiów. W każdym razie liczy się jakość, a nie ilość, należy więc prosić o listy polecające ludzi, których opinie będą dla Ciebie najkorzystniejsze.

O tym należy pamiętać

1. Poproś o napisanie listów polecających osoby, które potrafią sprawnie przelewać swoje myśli na papier. Bezwartościowe są referencje z błędami lub napisanie nieprofesjonalnie – takie mogą Ci tylko zaszkodzić.
2. Jeśli to możliwe, postaraj się o list polecający w języku angielskim. Na polskim rynku z każdym rokiem działa coraz więcej firm międzynarodowych. Należą one często do grupy najatrakcyjniejszych pracodawców.
3. O napisanie referencji poproś osoby, które dobrze Cię znają. W liście referencyjnym nie chodzi o wymienienie po przecinku wszystkich pozytywnych cech charakteru. Jego autor powinien się odwoływać do rzeczywistości, podawać przykłady projektów, badań, prac, w których realizacji uczestniczyłeś.
4. Pamiętaj, że referencje pisemne są zwykle weryfikowane telefonicznie przez firmy doradztwa personalnego i potencjalnych pracodawców, dlatego pod żadnym pozorem nie przedstawiaj fałszywych dokumentów.

Referencje przez telefon

Referencje telefoniczne są uważane przez doradców personalnych za bardziej wiarygodne niż listy polecające i często służą do ich weryfikacji. Wynika to z faktu, że listy polecające są często pisane przez samych kandydatów, a tylko podpisywane przez właściwe osoby. Problemem w przypadku referencji telefonicznych mogą być dla odmiany trudności w nawiązaniu kontaktu z osobą, która zgodziła się ich udzielić. Po jakimś czasie i ona może zmienić pracę, a w tej sytuacji uzyskanie jej rekomendacji może być kłopotliwe.

Jeśli osoba prowadząca proces rekrutacyjny poprosi Cię o kontakty do osób, które mogą udzielić Ci referencji, przygotuj listę referencyjną z odnotowanymi imionami i nazwiskami osób. Na liście zapisz także stanowiska, nazwy firm i telefony służbowe tych osób. Lista referencyjna powinna się składać z kilku pozycji. Dobrze jeśli przynajmniej dwie z nich są referencjami zawodowymi.

Zanim wpiszesz jakąś osobę na listę referencyjną, musisz zapytać ją o pozwolenie. Jeśli takiej zgody nie uzyskasz – zrezygnuj z podawania jej danych. W trakcie rozmowy z konsultantem lub potencjalnym pracodawcą mogłaby Ci bardziej zaszkodzić niż pomóc. W większości wypadków możesz się jednak spodziewać zgody na udzielenie referencji przez telefon tym bardziej, że ich udzielenie, w przeciwieństwie do napisania listu polecającego, nie wiąże się z dodatkowym nakładem pracy.

Na liście referencyjnej warto umieścić nazwiska osób, które chętnie wygłoszą na Twój temat pozytywny komentarz. Wśród wymienionych na liście osób nie powinno zabraknąć ostatniego pracodawcy. Nie zamieszczenie adnotacji o referencjach z ostatniego miejsca pracy może wzbudzić podejrzenia u Twojego rozmówcy podczas rozmowy rekrutacyjnej. Wbrew pozorom warto jest podawać referencje nawet w sytuacji, kiedy rozstaliśmy się z poprzednim pracodawcą w nienajlepszych stosunkach, zwłaszcza jeśli od tego faktu upłynął jakiś czas. Często, zwłaszcza jeśli konflikt dotyczył drobnej sprawy, po pewnym czasie przełożony potrafi bardzo obiektywnie i rzetelnie ocenić swojego pracownika, podkreślając jego mocne strony.