Praca zdalna pozostanie dłużej niż pandemia

Jednym z najważniejszych problemów, przed jakim stanęły firmy w marcu br., gdy rozpoczynało się zamrażanie gospodarki, było przejście na system pracy zdalnej. Organizacjom, w których funkcjonował on wcześniej, było łatwiej. Z badań HRK wynika jednak, że nawet tam, gdzie do tej pory home office nie był powszechny, szybko i sprawnie udało się wprowadzić tę formę pracy.

Pracodawcy i managerowie, którzy byli sceptyczni wobec tego modelu pracy, coraz częściej zaczynają zauważać jego zalety. Nawet najwięksi sceptycy przyznają, że jeden lub dwa dni pracy w domu – bez dojazdów, rygoru czasowego i ścisłego harmonogramu pracowniczego oraz nadrabiania relacji towarzyskich – może ułatwić efektywne planowanie zadań zawodowych i pozwolić efektywnie wykorzystać ten czas na przygotowanie zadań wymagających skupienia czy przemyśleń.

Szansa dla rekrutacji

Wygląda na to, że praca zdalna nawet po wygaśnięciu (oby jak najszybszym) pandemii pozostanie elementem naszej pracy, który wpisze się już na stałe w życie zawodowe. Home office, który wcześniej był benefitem, w czasach pandemii stał się koniecznością, a docelowo może stać się dużym ułatwieniem zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Być może będzie wręcz wybawieniem w przypadku rekrutacji na stanowiska, na które bardzo trudno  znaleźć właściwe osoby o odpowiednich kwalifikacjach (głównie w obszarze IT, Data Science czy innych technicznych). Dzięki możliwości pracy z domu, przy rekrutacji nowych pracowników, będzie można rozszerzyć poszukiwania o dużo większy obszar geograficzny bez konieczności oferowania pakietów relokacyjnych.

Pojawiają się doniesienia o pierwszych firmach, w których podjęto decyzje, że nawet po pandemii ich pracownicy nie będą musieli wracać do biur. W zdecydowanej większości firm pozostanie model hybrydowy, czyli łączenie pracy w biurze z pracą w domu przez określone dni miesiąca i tygodnia. Oczywiście wprowadzenie home office daje duże możliwości, ale wiąże się też z wieloma wyzwaniami, przed którymi staną firmy.

Praca zdalna vs. przepisy prawne

Pierwszym wyzwaniem, z którym muszą się zmierzyć to odpowiednie regulacje prawne. Przechodząc na home office w trakcie lock downu, firmy działały w sytuacji kryzysowej i nie mającej wcześniej precedensu. Dotychczas w kodeksie pracy znajdowały się zapisy mówiące jedynie o tzw. telepracy, które nie są wystarczające. Przepisy prawne dotyczące pracy zdalnej zostały wprowadzona już na początku pandemii, tj. 8 marca 2020 w tzw. Tarczy Antykryzysowej. Doprecyzowanie sposobu i zasad wykonywania pracy zdalnej nastąpiło w Tarczy 4.0, która weszła w życie 24 czerwca 2020 roku. Następnie zasady te zostały przedłużone poprzez nowelizację ustawy o delegowaniu pracowników, która weszła w życie 5 września, czyli w momencie, w którym zapisy Tarczy wygasły. Oczywiście przepisy te mają charakter tymczasowy i zgodnie z treścią ustawy mają zastosowanie wyłącznie w okresie stanu epidemii i zagrożenia epidemicznego, a także 3 miesiące po jego zakończeniu. Zgodnie z nowelizacją w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania.

Obecnie Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej razem z Radą Dialogu Społecznego pracuje nad nowelizacją kodeksu pracy, która może na stałe regulować kwestie pracy zdalnej. Prawdopodobnie przepisy te zastąpią regulacje dotyczące telepracy. Nie jest pewne natomiast, czy nowe zapisy będą dotyczyć jedynie specjalnych okoliczności, takich jak epidemia, czy też będą regulować pracę zdalną, jako stały element pracy, co wiązałoby się pewnie z dużo większą rewolucją w przepisach. Oczywiście na pracodawcy spocznie wiele istotnych obowiązków, związanych z wdrożeniem nowych przepisów. Firmy, które nie chcą czekać wiele miesięcy na uregulowanie tego stanu rzeczy mogą wprowadzić odpowiednie zapisy w regulaminie pracy czy w układzie zbiorowym. Oprócz tego niezbędne jest przygotowanie regulaminu pracy zdalnej, określającego zasady i uwarunkowania home office.

Bezpieczeństwo pracy w domu

Nie mniej istotne jest przygotowanie zapisów dotyczących sposobu monitorowania czasu pracy, czy też kwestii powierzonych narzędzi. Bardzo kontrowersyjnym tematem są kwestie związane z BHP czy te związane ze sprzętem. W Tarczy 4.0 Ustawodawca wskazał m.in. że pracę zdalną mogą wykonywać osoby posiadające umiejętności, możliwości techniczne i lokalowe do wykonywania takiej pracy. Na pracodawcę nałożono natomiast obowiązek zapewnienia narzędzi i materiałów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz jej obsługę logistyczną.

W ostatnim czasie w mediach pojawiły się informacje o sytuacjach, w których Państwowa Inspekcja Pracy przeprowadza w domach pracowników kontrole, mające  na celu sprawdzenie, czy pracownik ma zapewnione odpowiednie warunki, spełniające standardy BHP. W związku z tym pojawia się pytanie, czy pracodawca powinien weryfikować te warunki, a jeśli nie są spełnione – czy powinien zapewniać sprzęt taki jak biurko i krzesło? Kolejną kwestią jest bezpieczeństwo informacji, które jest bardzo ważną sprawą w instytucjach finansowych. W tym zakresie możliwe są do wypracowania narzędzia i procedury, które ograniczą ryzyko z tym związane.

 

 

Stosunkowo prosto zabezpieczyć dostęp do tych danych w środowisku zawodowym, ale w domu… Czy naprawdę zobowiązania podpisywane powszechnie przez pracowników będą przestrzegane przez ich domowników?

Zdalne zarządzanie

Oczywiście kwestie uregulowań prawnych nie są jedynymi, z którym musi zmierzyć się pracodawca wprowadzając home office na stałe. Nie mniej istotne są kwestie związane z zarządzaniem i kontrolą pracy pracowników. Należy się zastanowić, czy managerowie są do tego odpowiednio przygotowani i czy mają niezbędne narzędzia. Coś co funkcjonuje (nawet dobrze) w warunkach pandemii, nie koniecznie musi się sprawdzić na dłuższą metę. Podejmując taką decyzję niezwykle istotne jest dokładne przeanalizowanie, jak zarządzanie zdalne się sprawdza, nie tylko pod kątem efektywności, ale trzeba też spojrzeć na aspekt wzajemnych relacji w zespole. Należy zastanowić się jak uniknąć sytuacji, w której pracownicy przestaną czuć się częścią zespołu czy firmy. Rozluźnienie więzi może skutkować problemami w motywowaniu czy mobilizowaniu pracowników. Managerowie będą mieć przed sobą bardzo trudne zadanie. Prawie nikt nie miał dotąd takich doświadczeń. Nawet managerowie mający struktury rozproszone, okresowo mieli kontakt ze swoimi podwładnymi, bądź regionalnie mieli podległych kierowników pracujących z zespołami czy pojedynczymi pracownikami. Teraz stanęli w obliczu całkowicie nowego wyzwania. Należy więc ich przygotować poprzez odpowiednie szkolenia czy sesje coachingowe. Warto rozważyć zidentyfikowanie potrzeb, wyzwań i problemów, z którymi spotykają̨ się̨ w przypadku konieczności zdalnego zarządzania zespołami. Pomocne może okazać się zbadanie, jak tę sytuację oceniają pracownicy i czy dostają  od swoich przełożonych odpowiednie wsparcie. Jak wykazały badania HRK, w okresie lockdownu menedżerowie dosyć dobrze zdali egzamin z działań operacyjnych. Gorzej było, jeśli chodzi o dbałość o stan emocjonalny podwładnych w trudnych czasach i zachowywanie się w sposób empatyczny. Szefowie rzadko kiedy zaczynali rozmowę z podwładnym od pytań typu: „jak się czujesz”, „jak mogę ci pomóc”. Zwykle nastawieni byli na kontrolę nad postępami i egzekwowanie wyników. Być może sami nie radzili sobie z poczuciem niepewności i stresem. Jak więc poradzą sobie w sytuacji pracy zdalnej, która nie będzie czasowa?

Dużym wyzwaniem będzie zarządzenie komunikacją w firmie. Dotąd efekty zmian i ich odbiór były widoczne dla przełożonych nawet poprzez obserwację nastrojów czy układów personalnych w firmie. W sytuacji zdalnej pracy duża część komunikacji w zespole odbywa się nieformalnie. Bardzo trudno zauważyć zmianę nastojów w grupie czy indywidualnie, gdy do dyspozycji pozostaje tylko videokonferecja czy rozmowa telefoniczna. To może eskalować problemy w zespołach lub wpływać na motywację pracowników poza wiedzą czy kontrolą managerów.

Dbałość o pracowników

Zmiany technologiczne wpisały się trwale w naszą rzeczywistość. Zwykle jednak ich wprowadzanie odbywało się w sposób stopniowy i ewolucyjny. Pandemia wymusiła zmiany rewolucyjne i to w bardzo krótkim czasie. Dla organizacji będzie zapewne to zmiana dobra – pod względem efektywności procesów, trybu pracy, zapewne opłacalna kosztowo. Jednakże nie wolno managerom zapominać, że ich firmy tworzą ludzie i o ich nastawienie, motywację i zaangażowanie powinno się zadbać w pierwszej kolejności. A o to w sytuacji pracy zdalnej będzie szczególnie trudno. Być może będzie to kluczowy aspekt w utrzymaniu przewagi rynkowej, kompetencji, lojalności i wiedzy w organizacji. Warto o to zadbać jak najszybciej.