Onboarding nowego pracownika w kilku krokach

Pomyślne zakończenie procesu rekrutacji to nie koniec wyzwań, jakie stoją przed nowym pracownikiem. Dla wielu osób pierwsze dni w pracy są równie stresujące co rozmowa kwalifikacyjna. Jak odstresować pracownika? Co sprawia, że firmy coraz częściej wdrażają profesjonalne procedury onboardingu? Sprawdź, dlaczego odpowiednie powitanie nowego członka zespołu ma tak istotne znaczenie dla całej organizacji.

Czym jest onboarding nowego pracownika?

Onboarding to proces wdrożenia nowo zatrudnionej osoby, którego kluczowymi elementami są: zapoznanie pracownika ze strukturą danej organizacji oraz obowiązującymi w niej zasadami; przedstawienie współpracownikom i klientom; zaprezentowanie kultury organizacyjnej; wyznaczenie celów i zadań umożliwiających wdrożenie w obowiązki. Onboarding obejmuje zarówno procedury typowo formalne (np. procedurę zgłaszania urlopów czy rozliczania nadgodzin), jak i te dotyczące innych aspektów np. rozwoju.

Dlaczego onboarding pracownika jest tak istotny?

Pierwsze dni, tygodnie i miesiące w nowej pracy to czas weryfikacji umiejętności i doświadczenia pracownika. Okres próbny, trwający najczęściej 3 miesiące, to także czas, weryfikacji przez pracownika obietnic składanych podczas rozmowy rekrutacyjnej. Jak w tym wszystkim może pomóc onboarding?

3 podstawowe korzyści z onboardingu:

1. Mniejsze ryzyko rotacji pracowników
Dobrze przeprowadzony proces onboardingu to szansa, że pracownik zostanie w firmie na dłużej. Mniejsza rotacja oznacza brak konieczności przeprowadzania ponownych rekrutacji (co generuje dodatkowe koszty).

2. Lepsza atmosfera w pracy
Pracownik, który czuje solidne wsparcie ze strony przełożonych i współpracowników, czuje większą motywację do działania i lepiej wykonuje swoje obowiązki.

3. Poprawa wizerunku firmy
Profesjonalny onboarding pracownika jest jednym z istotnych elementów Employer Brandingu. Przekłada się na lepszą opinię o firmie w internecie. Pracownicy, którzy są zmotywowani do pracy, sami stają się ambasadorami firmy, często polecają pracę w organizacji swoim znajomym.

Kto przeprowadza onboarding nowego pracownika?

Wszystko zależy od wielkości organizacji i jej struktury. Odpowiedzialność za proces wdrożenia nowego pracownika może spoczywać na pracodawcy, wskazanym przez niego członku zespołu, pracowniku działu HR lub rekruterze z firmy zewnętrznej współpracującej z organizacją na zasadzie outsourcingu. Zdarza się, że obowiązki te bierze na siebie kilka osób. Przełożony wita pracownika w firmie i opowiada mu o misji oraz celach organizacji. Specjalista ds. HR przedstawia nowemu pracownikowi strukturę organizacji i najważniejsze procedury, a manager działu lub team leader informuje o szczegółowym zakresie obowiązków na danym stanowisku.

Jeśli w tym samym czasie do zespołu dołączyło kilka czy kilkanaście osób, pracodawca może zdecydować się na przeprowadzenie onboardingu grupowego. Dzięki temu nowi pracownicy mają szansę nie tylko lepiej poznać organizację, której członkami zostali, ale także pozostałych, nowych członków organizacji. Ze względu na ogólny charakter informacji nie ma przeciwskazań do tego, by pracownicy wykonujący różne obowiązki wspólnie uczestniczyli w szkoleniach dotyczących misji firmy czy struktury panującej w organizacji.

Ile trwa onboarding?

Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, ile trwa onboarding nowego pracownika. Także w tym przypadku wiele zależy od rodzaju stanowiska, na które przeprowadzana jest rekrutacja, oraz od wielkości organizacji. Najczęściej jednak proces ten trwa od dwóch tygodni do 3 miesięcy. Nie warto go przyspieszać! Bombardowanie pracownika zbyt wieloma informacjami w krótkim czasie może przynieść efekt odwrotny od zamierzonego. Pracownik pod presją ze strony przełożonych lub współpracowników może zacząć popełniać błędy. Zamiast energii do działania będzie czuć przytłoczenie i rezygnację. Już w trakcie otwierania rekrutacji warto więc pomyśleć o profesjonalnym onboardingu.

• Onboarding pracownika krok 1: przygotuj stanowisko pracy

Przed godziną zero zadbaj o to, by pracownik miał do dyspozycji wszystkie niezbędne narzędzia pracy np. komputer, telefon służbowy, odzież roboczą czy miejsce do przechowywania rzeczy prywatnych. Miłym akcentem będzie zestaw gadżetów firmowych, w których nie może zabraknąć kubka do kawy, długopisu, notesu czy kalendarza.

• Onboarding pracownika krok 2: przypomnij pracownikowi o dniu i godzinie rozpoczęcia pracy

Od chwili pozytywnego zakończenia rekrutacji do momentu rozpoczęcia pracy może minąć kilka tygodni, a nawet miesięcy. Warto więc kilka dni wcześniej przypomnieć pracownikowi o miejscu i godzinie rozpoczęcia pracy. Forma kontaktu zależy od Ciebie. Może to być krótka rozmowa telefoniczna, wiadomość mailowa, a nawet SMS. Oprócz informacji praktycznych warto dodać coś, co zmniejszy stres spowodowany rozpoczęciem nowej pracy i pozytywnie wpłynie na motywację pracownika np. „Na biurku czeka na Ciebie zestaw gadżetów firmowych. Nie musisz zabierać swojego kubka!” lub „Po szkoleniu zapraszamy na powitalną partię piłkarzyków w sali nr 8”.

• Onboarding pracownika krok 3: przedstaw nowo zatrudnioną osobę 

W jaki sposób przedstawić pracownikom nowego kolegę lub koleżankę? Warto to zrobić na dwa sposoby: po pierwsze mailowo. Dzięki temu informacja dotrze nie tylko do osób, które tego dnia są w pracy, ale także tych, które akurat pracują zdalnie lub przebywają na zwolnieniu lekarskim. W mailu powitalnym oprócz imienia, nazwiska i stanowiska warto zawrzeć kilka informacji przybliżających sylwetkę nowego pracownika, np. czym najchętniej zajmuje się po pracy. Po drugie: warto przedstawić nowego pracownika osobiście. Jeśli firma jest bardzo duża i poszczególne działy na co dzień nie mają ze sobą większego kontaktu, to warto skupić się przede wszystkim na zapoznaniu nowej osoby z najbliższymi współpracownikami.

• Onboarding pracownika krok 4: oprowadź nowego pracownika po firmie

Zadbaj o to, aby nowy pracownik wiedział, gdzie jest toaleta, kuchnia, ekspres do kawy, skaner, drukarka lub pokój relaksu. Jeśli w firmie są sprzęty, z których dotychczas nie korzystał, upewnij się, że wie, jak działają.

• Onboarding pracownika krok 5: wyznacz konkretne zadania

Zadbaj o to, aby nowy pracownik otrzymał konkretne zadania do wykonania. Rozplanuj cykl szkoleń w taki sposób, aby nowo zatrudniona osoba miała możliwość swobodnego przyswojenia wszystkich informacji. Poinformuj ją, czym może się zająć w wolnym czasie, żeby nie czuła się zdezorientowana czy zawstydzona. Czas pomiędzy szkoleniami czy prezentacjami to idealny moment, żeby powtórzyć uzyskaną wiedzę. Zadbaj o to, aby nowy pracownik otrzymał niezbędne materiały szkoleniowe, które mu w tym pomogą. Możesz sprawdzić zdobytą przez niego wiedzę, przygotowując krótki quiz.

• Onboarding pracownika krok 6: zadbaj o właściwą komunikację

Upewnij się, że pracownik wie, do kogo może się zwrócić w razie różnego rodzaju problemów. Wskaż osoby, które pomogą mu w kwestiach technicznych i team leadera, który odpowiada za właściwy przepływ informacji. Poproś najstarszych stażem pracowników, aby wygospodarowali odrobinę czasu na rozmowę z nowym pracownikiem np. przy porannej kawie.

• Onboarding pracownika krok 7: poproś o feedback

Po zakończonym procesie onboardingu zapytaj pracowników, czy mają jakieś uwagi lub sugestie. Czy wszystko było dla nich wystarczająco jasne? A może są kwestie, które wciąż wymagają wyjaśnienia? Jeśli chcesz, aby pracownicy mieli pełną swobodę wypowiedzi, możesz stworzyć miejsce, w którym będą mogli anonimowo przekazywać uwagi dotyczące sposobu funkcjonowania firmy (w tym także procesu onboardingu). Jeśli w trakcie rekrutacji i onboardingu korzystasz z usług firmy zewnętrznej, zadanie to wezmą na siebie rekruterzy.

Błędy, których trzeba unikać podczas procesu onboardingu

Choć coraz więcej firm jest świadomych tego, jak istotny jest proces wdrażania nowych pracowników, to nie wszyscy dysponują odpowiednią wiedzą i doświadczeniem w tym temacie. Jednym z najczęstszych błędów w trakcie onboardingu jest wrzucenie pracownika na głęboką wodę. Pozostawienie na karteczce danych do logowania i wypisanie w mailu listy zadań do wykonania nie wystarczy! Wciąż zdarzają się sytuacje (na szczęście coraz rzadziej), że nowy pracownik nie wie, gdzie jest toaleta, ekspres do kawy, drukarka czy miejsce, w którym może zjeść posiłek w trakcie przerwy. Drugim popularnym błędem jest nieprzedstawienie nowego pracownika reszcie zespołu. Zdarza się, że część starszej gwardii o zatrudnieniu nowej osoby dowiaduje się przypadkiem, napotykając nową twarz w firmowej stołówce. Wiele firm po zakończeniu procesu onboardingu sprawę uznaje za zamkniętą. Pracownik nie wie więc, komu powiedzieć o tym, że nie wiedział, do kogo powinien się zwrócić o pomoc w sprawach technicznych. Nie wie także, komu zgłosić problem z przepływem informacji od managerów lub team leaderów. Dlatego tak istotny jest feedback od nowo zatrudnionego pracownika.

Proces onboardingu – podsumowanie

Coraz więcej firm ma świadomość tego, jak ważny jest proces onboardingu. Nie wystarczy powiedzieć: „Witamy na pokładzie!”. Za słowami muszą iść konkretne działania. Pracownik, który został dobrze przyjęty w nowej firmie, z pewnością odwdzięczy się entuzjazmem i zaangażowaniem.

Potrzebujesz pomocy w trakcie onboardingu pracowników? Od wielu lat pomagamy firmom z całej Polski niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników czy charakteru ich działalności. Rekrutujemy, wdrażamy i dbamy o rozwój pracowników.