KSEF – kiedy wejdzie w życie i co oznacza dla przedsiębiorcy?

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce wzbudza duże zainteresowanie wśród przedsiębiorców. Kiedy system wejdzie w życie? Jakie są korzyści z jego stosowania? W tym artykule odpowiadamy na te i inne pytania, abyś mógł przygotować swoją firmę na nadchodzące zmiany.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – podstawowe informacje

Co to jest obligatoryjny system KSeF i jak działa? Krajowy System e-Faktur (obligatoryjny KSeF) to system, który ma na celu uproszczenie i usystematyzowanie procesu fakturowania w Polsce. Dzięki KSeF każda faktura wystawiona przez podatników będzie przesyłana bezpośrednio do centralnej bazy, która będzie ją rejestrować i weryfikować.

System KSeF umożliwia wystawianie i przesyłanie faktur w formacie XML. Taki format pozwala na automatyczne przetwarzanie danych i ich przesyłanie do systemu KSeF, co sprawia, że proces fakturowania staje się bardziej efektywny i mniej podatny na błędy.

Początkowo system miał wejść w życie w 2024 roku, jednak nastąpiło przesunięcie terminu KSEF. Dopiero od 1 kwietnia 2026 r. obowiązkowe e-fakturowanie stanie się standardem dla wszystkich podatników KSeF. System KSeF podatnik wymaga, aby każda faktura, w tym faktury konsumenckie, była wystawiona zgodnie z nowymi przepisami i przesyłana do systemu. KSeF dotyczy faktur wystawianych zarówno w kraju, jak i za granicą, zapewniając szybszy obieg dokumentów oraz pełną zgodność z przepisami prawa.

Wysyłka faktury przez system odbywa się w sposób zautomatyzowany, co przyspiesza cały proces, zmniejszając ryzyko błędów. Warto dodać, że krajowy system KSeF przynosi wiele korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji skarbowej. Jakie są najważniejsze z nich?

• Uproszczenie procesów fakturowania – system pozwala na szybkie i łatwe wystawianie faktur elektronicznych, co przyspiesza cały proces.
• Zmniejszenie ryzyka błędów – automatyczne przesyłanie danych do systemu pozwala na eliminację ręcznych błędów.
• Ograniczenie oszustw podatkowych – dzięki centralnej weryfikacji faktur, system utrudnia fałszowanie dokumentów.
• Szybsza weryfikacja faktur – ustrukturyzowane faktury są natychmiast przesyłane do centralnej bazy, co przyspiesza proces ich sprawdzania.
• Efektywniejszy obieg dokumentów – elektroniczny system umożliwia szybkie przesyłanie i archiwizowanie faktur, co usprawnia obieg dokumentów w firmie.

Obowiązek korzystania z KSeF

Od kiedy KSEF będzie obowiązkowy? Obowiązkowe w-fakturowanie w systemie KSeF w Polsce zostało zaplanowane na początek 2026 roku. Początkowo termin wprowadzenia obowiązkowego KSeF był ustalony na 1 lipca 2024 roku, jednak po przeprowadzonych audytach systemu Ministerstwo Finansów zdecydowało się przesunąć ten termin na 2026 rok.

pierwszej fazie obowiązkowe korzystanie z KSeF będzie dotyczyło przedsiębiorców, których roczna sprzedaż rzekroczyła 200 milionów złotych, a w kolejnych miesiącach system wejdzie w życie także dla innych firm.

Do końca 2025 roku przedsiębiorcy będą mogli dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. To doskonała okazja, aby zacząć wdrożenie systemu w swojej firmie i zyskać doświadczenie w korzystaniu z e-fakturowania, zanim obowiązek wystawiania faktur w systemie KSeF stanie się obowiązkowy. Wdrożenie systemu KSeF wiąże się z koniecznością dostosowania się do nowych przepisów, a także z inwestycjami w odpowiednie narzędzia i technologie.

Po wprowadzeniu obowiązkowego systemu KSeF, podatnicy, którzy nie będą korzystać z systemu, mogą spotkać się z karami. Przedsiębiorcy, którzy nie wdrożą systemu KSeF, mogą zostać ukarani grzywnami lub innymi sankcjami finansowymi.

Wdrożenie i funkcjonalności KSeF

Wdrożenie systemu KSeF umożliwia przedsiębiorcom wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML, co stanowi istotną część obowiązków KSeF. Zgodnie z obowiązkiem wystawiania e-faktur, każda faktura sprzedażowa musi być przesyłana do systemu KSeF. System pozwala na łatwe przesyłanie i archiwizowanie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych, co upraszcza obieg dokumentów i zapewnia zgodność z przepisami.

Dostępna będzie także specjalna Aplikacja mobilna KSeF, która wspiera przedsiębiorców w wystawianiu faktur ustrukturyzowanych. Dzięki tej aplikacji można szybko tworzyć, wysyłać oraz sprawdzać status faktur, co znacznie ułatwia stosowanie systemu KSeF w codziennej działalności.

W przypadku awarii systemu KSeF przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury offline, które po przywróceniu działania systemu muszą zostać przesłane do bazy. Ważne jest, aby faktury ustrukturyzowane wystawione w trybie offline były jak najszybciej przekazane do systemu, aby spełniały obowiązki KSeF. W życiu przedsiębiorców, obowiązkowe KSeF zostało wdrożone, a przedsiębiorcy muszą dostosować swoje procesy do wymogów tego systemu.

Co istotne, każda faktura ustrukturyzowana numerem przypisanym przez system KSeF otrzymuje unikalny identyfikator, co pozwala na łatwą weryfikację przez administrację skarbową. Ponadto, ksef podatnik ma obowiązek przesyłania do systemu faktur ustrukturyzowanych, co ułatwia szybszy obieg dokumentów w firmach.

Warto jednak dodać, że nie wszystkie faktury muszą być przesyłane do systemu KSeF. Istnieją wyjątki, takie jak faktury dotyczące transakcji wewnątrzwspólnotowych czy sprzedaży na rzecz konsumentów, które nie podlegają obowiązkowi e-fakturowania. W przypadku przedsiębiorców, stosowanie KSeF dotyczy niemal wszystkich faktur sprzedażowych. Ponadto, z uwagi na przesunięcie terminu KSeF, przedsiębiorcy mają czas na pełne dostosowanie się do nowych przepisów do 1 kwietnia 2026 r.

Regulacje prawne i nadzór nad KSeF

Nowelizacja ustawy o VAT wprowadza obowiązkową fakturę elektroniczną dla podatników, co oznacza, że od momentu jej wdrożenia, przedsiębiorcy będą mieli obowiązek przesyłania faktur sprzedażowych do systemu KSeF. Życie obowiązkowego KSeF zmienia sposób, w jaki przedsiębiorcy wystawiają i przesyłają faktury, a obowiązkowe KSeF zostało ustanowione, by usprawnić proces weryfikacji obrotów firm i ograniczyć ryzyko oszustw podatkowych.

Ministerstwo Finansów odgrywa kluczową rolę w wdrożeniu systemu KSeF, nadzorując jego funkcjonowanie oraz zapewniając wsparcie dla podatników. KSeF podatnik ma obowiązek wykorzystywać do przesyłania faktur wystawionych, co pozwala na szybszą weryfikację obrotów firm i zapewnia zgodność z przepisami.

W ramach konsultacji, przedsiębiorcy dzielili się swoimi opiniami na temat systemu KSeF. Większość zwracała uwagę na wygodę stosowania e-fakturowania, ale również na konieczność dostosowania oprogramowania do nowych regulacji. Warto jednak zaznaczyć, że w związku z przesunięciem terminu KSeF, przedsiębiorcy zyskali dodatkowy czas na pełne wdrożenie systemu, co umożliwia im dostosowanie swojego oprogramowania i procedur do nowych wymagań.

KSeF w kontekście międzynarodowym

W kontekście międzynarodowym, KSeF jest zgodny z regulacjami unijnymi, zwłaszcza z inicjatywą ViDA (VAT in the Digital Age), która ma na celu uproszczenie e-fakturowania w UE. System KSeF wspiera obowiązkowe e-fakturowanie, umożliwiając wymianę faktur sprzedażowych w formacie ustrukturyzowanym. Dzięki wdrożeniu KSeF, Polska staje się częścią europejskiego trendu digitalizacji fakturowania.

Równocześnie, Polska prowadzi rozmowy dotyczące integracji KSeF z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF), co umożliwi wymianę danych o fakturach wystawionych z innymi państwami członkowskimi UE.

Przygotowanie do korzystania z KSeF

Aby skutecznie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przedsiębiorcy muszą znać zasady wystawiania faktur, które są wymagane przez obowiązkowy system KSeF. Kluczowe jest, aby podatnicy VAT wiedzieli, jak prawidłowo przesyłać faktury sprzedażowe do systemu, a także jak dokonywać wystawiania faktur konsumenckich.

Mikroprzedsiębiorcy mogą skorzystać z aplikacji e-mikrofirma, która stanowi wsparcie przy obsłudze faktur VAT oraz umożliwia łatwiejsze wystawianie faktur papierowych i elektronicznych. Ważne jest, by faktury korygujące były wystawiane zgodnie z wymaganiami systemu. Pamiętaj, że numer KSeF przypisany do każdej faktury jest kluczowy do jej przesyłania faktur i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w systemie.

Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT, KSeF dotyczy faktur wystawianych przez wszystkich podatników VAT, którzy muszą przesyłać swoje faktury do systemu. Wejście KSeF faktury do systemu Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) ma na celu uproszczenie procesu obiegu faktur oraz przyspieszenie weryfikacji obrotów firm. Z tego powodu ksef podatnik ma obowiązek wykorzystywać ten system do wystawiania faktur, zarówno zwykłych, jak i faktur ustrukturyzowanych.

Przedsiębiorcy muszą również pamiętać o tym, że wystawianie faktur pozostaje zgodne z obowiązującymi zasadami, ale teraz odbywa się wyłącznie w systemie KSeF, co ma na celu eliminację błędów w dokumentacji. W przypadku otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, przedsiębiorcy są zobowiązani do ich archiwizacji oraz przetwarzania w systemie.

KSeF dotyczy wystawiania faktur, a przedsiębiorcy powinni regularnie przesyłać faktury ustrukturyzowane do systemu, aby spełniały wszystkie wymogi ustawy o VAT. Ważnym terminem jest 1 lutego 2026 r., kiedy to obowiązkowe KSeF zostało wprowadzone na pełną skalę. Ksef podatnik ma także obowiązek przesyłania faktur korygujących, gdy zachodzi taka potrzeba.

Pamiętaj, że od 1 lutego 2026 r. każdy podatnik, który wystawia faktury, będzie zobowiązany do przesyłania ich do systemu KSeF, a możliwość wystawiania faktur w formacie papierowym lub tradycyjnym zostanie ograniczona. KSeF dotyczy faktur wystawianych na rzecz innych przedsiębiorców, a także faktur skierowanych do konsumentów.