KPI – wspiera efektywność, czy zniechęca?

Wiele firm opiera swoją działalność na kluczowych wskaźnikach efektywności, czyli KPI. Ich realizacja przekłada się na sukcesy pracowników i przedsiębiorstw. Czy w dobie pandemii KPIs stanowią dla pracowników dodatkową motywację do pracy, czy wręcz odwrotnie?

W dzisiejszych czasach słowo „KPIs” spotyka się zarówno z pozytywnym, jak i negatywnym odbiorem ze strony pracowników. Obecnie większość firm międzynarodowych oraz polskich przedsiębiorstw ustala sobie kilka kluczowych celów, które chce osiągać z miesiąca na miesiąc, by na koniec roku móc pochwalić się swoją efektywnością i dobrą pozycją na rynku pracy. Robią to właśnie poprzez KPIs (Key  Performance Indicators), czyli kluczowe wskaźniki efektywności.

KPI w rekrutacji

Osoby pracujące na określonych wskaźnikach w rekrutacji twierdzą, że nie da się zawsze pracować jednolicie i praca rekrutera w jednym tygodniu może być pasmem sukcesów, a w drugim pasmem porażek. – Jeśli mamy gorszy tydzień, wcale nie znaczy, że gorzej pracujemy, ale wyznaczone KPIs, które musimy spełniać, mogą demotywować. Pracownik uważa wtedy, że jego praca nie daje efektów mimo, że włożył w nią bardzo dużo wysiłku – wskazuje Agata Gońda, Associate Consultant w firmie doradztwa personalnego HRK S.A.

Powszechnie panuje przekonanie, że praca jest zauważalna tylko wtedy, gdy KPIs są na dobrym poziomie, a gdy spadną, jest to uznawane za porażkę. Warto na to spojrzeć z innej strony – wskaźniki są pomocne w momentach, kiedy pracownik chce zbadać źródła, które przynoszą najlepsze efekty w pracy lub ocenić dzień, w którym dana czynność daje większe sukcesy. Rekruterzy twierdzą także, że KPIs każdego miesiąca mogłyby być inne, ponieważ faktycznie zdarzają się takie okresy w pracy (np. sezony urlopowe, święta), kiedy dzieje się o wiele mniej i zdecydowanie ciężej jest osiągnąć określoną liczbę KPIs, a tym samym zrealizować dane cele, jak liczba spotkań z nowymi klientami, ilość wysłanych ofert, itp.

Z doświadczenia ekspertki HRK S.A. wynika, że często pracownicy sami nastawiają się negatywnie, kiedy nie udaje im się osiągnąć zamierzonego celu lub gdy pracodawca ustala pewne działania, aby zwiększyć efektywność. Zapominają o tym, że zwiększając skuteczność działań w firmie, zwiększają także swoją osobistą efektywność. – Znam osoby, które uwielbiają pracować na liczbach i wskaźnikach. Sama osobiście lubię mieć wyznaczone konkretne cele, obowiązki i terminy, do kiedy muszę wykonać dane mi zadanie. Usprawnia to działanie mojego kalendarza, próbuję skutecznie planować sobie czas i podjąć takie działania, aby każdego dnia mieć satysfakcje z wykonanych czynności, a dodatkowo spełnić wyznaczone kryteria. Oczywiście zdarza się, że są momenty, kiedy w jednym tygodniu KPIs są słabsze, ale wtedy staram się nadrabiać to w następnych dniach pracy – komentuje ekspertka HRK S.A.

Różnorodność KPIs

Dla rekruterów z firm doradztwa personalnego wyznaczane KPis to między innymi ilość spotkań z kandydatami i klientami, ilość wykonanych połączeń telefonicznych, ilość zatrudnionych osób w danym tygodniu, a  także ilość wysłanych rekomendacji do firm, które poszukują wykwalifikowanych osób. Dla porównania wśród pracowników z branży TSL, pojawiają  się takie wskaźniki jak: ilość zamówień wysłanych na czas, koszty składowania zapasu, ilość reklamacji dostaw, wydajność przyjęcia towarów, wskaźnik rotacji zapasów i terminowości dostaw. Każda z firm ustala swoje indywidualne wskaźniki.

Ponadto pozwalają określić, czy dużo dzieli pracowników od wykonania 100% planu, czy być może przekroczyli już wyznaczone cele. KPIs pomagają także w konstruowaniu systemów motywacyjnych. Często efektem dobrze zrealizowanych celów jest wykonanie dobrego budżetu lub nadwyżki, co owocuje otrzymaniem premii.

Osoby pracujące na stanowiskach wyższego szczebla, zarządzające daną jednostką, uważają, że na podstawie konkretnych wskaźników są w stanie wyciągać odpowiednie wnioski oraz mogą modyfikować sposób działania firmy. – Z mojego doświadczenia wynika, że pracownicy uważają, że KPIs są dla nich bardzo motywujące, ponieważ wiedzą, co i jak robić, żeby ich praca przynosiła dobre rezultaty. Oczywiście, dobrze jest, jeśli nie jest tych wskaźników zbyt dużo i kiedy dotyczą one kluczowych informacji dla firmy. Trzeba też definiować odpowiedni okres czasu, w którym wskaźniki powinny osiągać pożądane wartości – zauważa Gońda.

Efektywność w pandemii

W dobie pandemii koronawirusa każda z firm walczy o utrzymanie swojego biznesu na jak najlepszym poziomie. Przedsiębiorstwa starają się nie rezygnować z realizowania wskaźników KPIs. Szczególnie w tym trudnym dla wielu firm czasie mierzenie kluczowych wskaźników efektywności pozwala zauważyć, którym pracownikom brakuje motywacji i skuteczności w realizacji wykonywanych zadań. Takie obserwacje pozwalają na podjęcie szybkich działań ze strony przełożonego, mających na celu wsparcie pracowników. Jak zauważa Agata Gońda, obecnie bardzo ważne jest, aby pracodawcy doceniali większość starań pracowników nawet wtedy, gdy okresowo osiągnięte wyniki nie są bliskie tym, które zostały założone. – W mojej firmie każda czynność wykonana w stronę rozwoju biznesu jest zauważona i doceniona w odpowiedni sposób. Mimo, że obecnie w codziennej pracy pojawia się więcej stresu i obaw o dalsze działania, staramy się nie poddawać i  dawać z siebie 100%. W czasach covidowych nasze wewnętrzne KPIs były i są naprawdę na bardzo dobrym poziomie – mówi ekspertka HRK S.A.

Zalety i wady KPIs

Dzięki KPIs z miesiąca na miesiąc można ulepszać strategię rozwoju organizacji. Dużo firm w obecnych czasach oferuje szkolenia z zakresu skuteczniej mierzalności i osiągania efektywności przy pomocy KPIs. Poruszają takie tematy, jak koncepcja wdrażania KPI, przygotowanie do wdrożenia i pracy z systemem KPI, dzielą się wiedzą o tym, jak monitorować i rozliczać realizację wskaźników oraz pokazują przykłady dobrych praktyk. To bardzo cenne szkolenia, które naprawdę mogą pomóc w zarządzaniu firmą tak, aby jej pracownicy byli zadowoleni oraz nie tracili motywacji do działania.

Co powoduje, że KPIs mogą budzić w nas negatywne emocje? Zdarza się, że KPIs strofują dlatego, że nie do końca rozumiemy ich znaczenie. Chcemy być zaangażowani w pracę, ale odczuwamy lęk, że nie uda nam się osiągnąć wyznaczonych celów. Powoduje to zdenerwowanie, rodzi stres i spadek motywacji. W efekcie odczuwalna jest ciągła frustracja. Ważne jest, aby pracownik, który rozpoczyna pracę na KPIs, był dobrze do tego przygotowany, wiedząc jakie są tego zalety i co może osiągnąć, realizując poszczególne wskaźniki. KPIs wcale nie muszą budzić w pracowniku negatywnych emocji, a wręcz przeciwnie – jeśli będą racjonalne, będą także efektywne, a pracownicy zaczną podchodzić do ich realizacji z większym zaangażowaniem, unikając stresu.