Jak zatrudnić cudzoziemca w Polsce? Kompletny przewodnik

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce to świetny sposób na znalezienie wykwalifikowanych pracowników i rozwój firmy, ale wymaga dopełnienia pewnych formalności. Jak legalnie zatrudnić obcokrajowca i jakie kroki należy podjąć, aby proces przebiegł sprawnie? Czy praca obywatela Ukrainy jest rozpatrywana na tych samych zasadach co zatrudnianie cudzoziemców z EOG? W tym przewodniku znajdziesz wszystkie kluczowe informacje o procedurach, rodzajach zezwoleń i wymaganiach związanych z legalizacją pracy cudzoziemca.

Wymagania prawne i podstawowe zasady

Zatrudnienie obcokrajowca w Polsce wiąże się z koniecznością spełnienia określonych wymagań prawnych. Podstawowym warunkiem jest legalny pobyt cudzoziemca, co oznacza, że osoba chcąca pracować w Polsce musi posiadać dokumenty legalizujące pracę, takie jak wiza, zezwolenie na pobyt czasowy lub stały, a w przypadku obywateli Unii Europejskiej – rejestracja pobytu.

Pracodawca ma obowiązek zweryfikować status pobytowy pracownika, ponieważ zatrudnienie cudzoziemca w Polsce bez ważnych dokumentów grozi poważnymi konsekwencjami prawnymi.

W przypadku osób spoza UE i EOG (Europejskiego Obszaru Gospodarczego) konieczne jest uzyskanie odpowiednich zezwoleń na pracę. Obywatele niektórych krajów mogą korzystać z uproszczonej procedury zatrudnienia, która umożliwia im pracę w Polsce przez okres do sześciu miesięcy w ciągu kolejnych dwunastu miesięcy na podstawie oświadczenia pracodawcy.

Z kolei dla osób zatrudnianych w rolnictwie, gastronomii i branżach sezonowych przewidziane jest zezwolenie na pracę sezonową, które pozwala na legalne wykonywanie pracy przez maksymalnie dziewięć miesięcy w roku kalendarzowym.

Bez względu na rodzaj dokumentów legalizujących zatrudnienie, cudzoziemiec musi zawrzeć umowę zgodną z polskim prawem – może to być umowa o pracę, umowa zlecenie lub umowa o dzieło, jednak w każdym przypadku warunki zatrudnienia powinny być zgodne z przepisami prawa pracy.

Minimalne wynagrodzenie dla cudzoziemców zatrudnionych w Polsce nie może być niższe niż ustalona płaca minimalna lub minimalna stawka godzinowa obowiązująca w danym roku.

Rodzaje zezwoleń na pracę

Powierzenie cudzoziemcowi pracy w Polsce wiąże się z koniecznością uzyskania odpowiedniego zezwolenia, o ile nie jest on obywatelem UE lub EOG. W zależności od charakteru zatrudnienia i okresu pracy cudzoziemca wyróżnia się kilka typów zezwoleń. Podstawy zatrudnienia cudzoziemca określa Kodeks pracy oraz ustawa o cudzoziemcach.

Zezwolenie na pracę typu A

• Najczęściej wydawane, gdy cudzoziemiec podejmuje zatrudnienie w polskiej firmie na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło).
• Warunki zatrudnienia cudzoziemca muszą być zgodne z polskim prawem – wynagrodzenie nie może być niższe niż u Polaków na analogicznym stanowisku.
• Aby uzyskać zezwolenie, pracodawca składa wniosek w urzędzie wojewódzkim.

Zezwolenie na pracę typu B

•  lub prowadzących działalność gospodarczą w Polsce.Dotyczy cudzoziemców pełniących funkcje w zarządzie spółek
• W dużych firmach (zatrudniających ponad 25 osób) może być wydane na okres do 5 lat.
• Podstawa zezwolenia opiera się na wykazaniu, że cudzoziemiec jest niezbędny do funkcjonowania firmy.

Zezwolenie na pracę typu C

• Wydawane, gdy pracownik jest delegowany do oddziału zagranicznej firmy w Polsce.
• Delegowanie cudzoziemca na podstawie tego zezwolenia możliwe jest na czas dłuższy niż 30 dni w roku kalendarzowym.
• Pracodawca musi udowodnić, że zatrudnienie cudzoziemca jest uzasadnione.

Zezwolenie na pracę typu D

• Dotyczy cudzoziemców zatrudnionych przez zagranicznych pracodawców, ale świadczących usługi na terenie Polski tymczasowo.
• Praca tymczasowa w ramach tego zezwolenia może być wykonywana przez podwykonawców, np. w sektorze budowlanym czy informatycznym.
• Obowiązki pracodawcy obejmują zgłoszenie faktu zatrudnienia w urząd pracy i zapewnienie odpowiednich warunków pracy.

Zezwolenie na pracę typu E

• Wydawane w sytuacjach, które nie mieszczą się w ramach zezwoleń B, C czy D.
• Najczęściej dotyczy przypadków zatrudnienia cudzoziemców delegowanych na teren Polski na inne cele niż świadczenie usług eksportowych czy prowadzenie działalności gospodarczej.
• Pracodawca musi przedstawić dokumenty pobytowe i wykazać konieczność zatrudnienia obcokrajowca.

Zezwolenie na pracę sezonową (typ S)

• Przeznaczone dla cudzoziemców wykonujących prace sezonowe, np. w rolnictwie, hotelarstwie czy gastronomii.
• Okres pracy cudzoziemca nie może przekroczyć 9 miesięcy w roku kalendarzowym.
• Pracodawca składa w powiatowym urzędzie pracy oświadczenie o powierzeniu zatrudnienia.

Zezwolenie jednolite – legalizacja pobytu i pracy

• Jest alternatywą dla osobnych zezwoleń na pobyt i pracę – cudzoziemiec uzyskuje jedno pozwolenie regulujące oba aspekty.
• Odpowiednie dla osób planujących dłuższy pobyt cudzoziemca w Polsce i długoterminową współpracę.
• Wymaga spełnienia określonych warunków zatrudnienia i przedstawienia dokumentów pobytowych.

Procedury uproszczone

Procedura uproszczona umożliwia szybkie i legalne zatrudnienie cudzoziemców z wybranych państw bez konieczności ubiegania się o standardowe zezwolenie na pracę. To rozwiązanie pozwala na zatrudnienie cudzoziemca z Mołdawii, zatrudnianie obywateli Armenii czy też Białorusi lub Gruzji na okres maksymalnie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy, bez konieczności przeprowadzania długotrwałej procedury administracyjnej.

Aby skorzystać z tej możliwości, pracodawca składa w powiatowym urzędzie pracy oświadczenie o zamiarze zatrudnienia cudzoziemca. Warunkiem jest posiadanie ważnego dokumentu pobytowego, takiego jak wiza krajowa, Karta Pobytu lub inny dokument potwierdzający prawo do legalnego przebywania na terenie Polski.

W przypadku obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski po 24 lutego 2022 roku, zatrudnienie jest jeszcze prostsze – wystarczy, że pracodawca zgłosi fakt podjęcia pracy w powiatowym urzędzie pracy w ciągu 14 dni od momentu rozpoczęcia zatrudnienia.

Procedura uproszczona obejmuje różne formy zatrudnienia, w tym umowy o pracę, umowy cywilnoprawne, takie jak umowa zlecenia czy umowa o dzieło.

W przypadku prac sezonowych, takich jak zatrudnienie w rolnictwie, gastronomii czy hotelarstwie, cudzoziemiec może ubiegać się o zezwolenie na pracę sezonową. Dotyczy to również zatrudniania cudzoziemca z Mołdawii, Gruzji i Białorusi, którzy chcą podjąć krótkoterminowe zatrudnienie.

Dzięki uproszczonym zasadom zatrudnienie cudzoziemca z Białorusi czy Gruzji przebiega sprawniej i bez zbędnych formalności, co stanowi duże ułatwienie zarówno dla pracowników, jak i dla firm poszukujących nowych kadr.

Zatrudnianie cudzoziemców z UE/EOG/Szwajcarii

Pracodawcy w Polsce mogą bez zbędnych formalności zatrudniać obywateli Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii. W przeciwieństwie do zatrudnienia cudzoziemca z krajów trzecich, nie ma konieczności ubiegania się o zezwolenie na pracę, co znacznie upraszcza proces zatrudnienia.

Podstawą zatrudnienia jest zawarcie umowy o pracę lub jednej z dopuszczalnych umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenia czy umowa o dzieło.

Dokumenty wymagane od obywateli UE/EOG/Szwajcarii

Chociaż zatrudnianie cudzoziemców z UE nie wymaga zezwoleń, pracownik musi posiadać odpowiednie dokumenty potwierdzające jego tożsamość oraz legalność pobytu. Wśród najważniejszych znajdują się:

• Paszport lub dowód osobisty – jako podstawowy dokument potwierdzający prawo do pobytu i pracy.
• Karta Polaka – jeśli cudzoziemiec posiada polskie pochodzenie, może korzystać z dodatkowych uprawnień, np. ułatwionej procedury uzyskania stałego pobytu.
• Dokumenty potwierdzające legalną pracę, takie jak podpisana umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna.
• Zaświadczenie o zgłoszeniu pobytu – wymagane, jeśli pobyt przekracza 3 miesiące.

Pracodawca ma obowiązek przechowywania kopii dokumentów potwierdzających tożsamość i prawo do pracy cudzoziemca. Warto pamiętać, że ważność zezwolenia na pobyt nie jest wymagana w przypadku obywateli UE/EOG/Szwajcarii, jednak jeśli osoba planuje pobyt dłuższy niż 3 miesiące, powinna zgłosić swój pobyt w odpowiednim urzędzie wojewódzkim.

Obowiązki pracodawcy

Jakie są obowiązki związane z zatrudnieniem? Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce wiąże się z obowiązkiem dopełnienia formalności związanych z ubezpieczeniami społecznymi oraz zgłoszeniem do odpowiednich urzędów. Niezależnie od tego, czy pracownik pochodzi z UE, EOG, czy jest obywatelem kraju trzeciego, pracodawca musi przestrzegać przepisów dotyczących rejestracji w ZUS, zgłoszenia do powiatowego urzędu pracy oraz ewentualnych kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Rejestracja w ZUS i ubezpieczenia społeczne

Każdy cudzoziemiec zatrudniony na umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną (np. umowa zlecenia) podlega obowiązkowi ubezpieczenia społecznego. Pracodawca ma obowiązek zgłosić go do ZUS w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy, zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

W ramach rejestracji do ZUS należy zgłosić pracownika do:

• ubezpieczenia emerytalnego i rentowego,
• ubezpieczenia chorobowego (dobrowolne w przypadku umowy zlecenia),
• ubezpieczenia wypadkowego,
• ubezpieczenia zdrowotnego.

W przypadku cudzoziemców z krajów UE/EOG, którzy podlegają systemowi ubezpieczeń w swoim kraju, możliwe jest uniknięcie podwójnego opłacania składek. Wymaga to przedstawienia dokumentu A1 potwierdzającego, że składki na ubezpieczenie społeczne są odprowadzane w innym państwie.

Dodatkowo, legalizacja zatrudnienia cudzoziemców wymaga, aby pracodawca przechowywał dokumenty potwierdzające legalną pracę oraz dokumenty potwierdzające legalny pobyt cudzoziemca przez cały okres zatrudnienia.

Zgłoszenie do powiatowego urzędu pracy

W niektórych przypadkach pracodawca ma obowiązek zgłoszenia faktu zatrudnienia cudzoziemca do powiatowego urzędu pracy. Dotyczy to przede wszystkim obywateli Ukrainy, którzy po 24 lutego 2022 roku przybyli do Polski i mogą podejmować legalną pracę na podstawie uproszczonych zasad.

Kontrole Państwowej Inspekcji Pracy (PIP)

Zatrudnianie cudzoziemców, zarówno z UE/EOG, jak i krajów spoza tej strefy, podlega kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Celem takich kontroli jest weryfikacja, czy cudzoziemiec wykonuje pracę zgodnie z przepisami, czy jego umowa o pracę została zawarta w sposób prawidłowy oraz czy warunki zatrudnienia są zgodne z obowiązującymi normami.

Umowy i formy zatrudnienia

Zarówno zatrudnianie cudzoziemców z krajów trzecich, jak i zatrudnienie cudzoziemca z UE czy EOG, wymaga zawarcia odpowiedniej umowy zgodnej z polskim prawem.

Umowa o pracę to najczęściej wybierana forma zatrudnienia, zapewniająca pracownikowi pełne prawa wynikające z Kodeksu pracy, w tym minimalne wynagrodzenie, określony czas pracy, urlopy oraz obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne.

Alternatywą są umowy cywilnoprawne, takie jak umowa zlecenie i umowa o dzieło. Umowa zlecenie daje większą elastyczność, ale wymaga opłacania składek na ubezpieczenie społeczne, natomiast umowa o dzieło nie podlega obowiązkowym składkom ZUS, co czyni ją korzystniejszą dla krótkoterminowych projektów

Test rynku pracy

Test rynku pracy sprawdza, czy na dane stanowisko można zatrudnić obywatela Polski lub UE/EOG, zanim pracodawca zatrudni cudzoziemca spoza tej strefy. Przeprowadza go powiatowy urząd pracy, a jeśli w ciągu 14–21 dni nie znajdzie odpowiedniego kandydata, wydaje informację umożliwiającą legalną pracę cudzoziemca.

Test nie jest wymagany, gdy:

• dotyczy zatrudnienia cudzoziemca z UE/EOG,
• praca należy do zawodów deficytowych,
• cudzoziemiec korzysta z procedury uproszczonej (np. obywatele Ukrainy, Białorusi, Mołdawii),
• praca jest sezonowa lub dotyczy delegowania.

W większości przypadków test jest obowiązkowy przed wydaniem zezwolenia na pracę.

Szczególne przypadki zatrudnienia

1. Zatrudnienie cudzoziemca na podstawie ruchu bezwizowego jest możliwe dla obywateli wybranych krajów, np. Ukrainy, Gruzji czy Mołdawii, na okres do 90 dni w ciągu 180 dni. Pracodawca musi zgłosić powierzenie pracy cudzoziemcowi w powiatowym urzędzie pracy.
2. Zatrudnienie cudzoziemca z wizą krajową typu D jest dopuszczalne na czas określony w wizie, zwykle do jednego roku. Wymaga uzyskania zezwolenia na pracę lub skorzystania z procedury uproszczonej.
3. Zatrudnienie cudzoziemca bez karty pobytu jest możliwe, jeśli posiada on ważną wizę, paszport biometryczny lub dokument uprawniający do pobytu. Pracodawca musi dopilnować legalności zatrudnienia i zgłosić cudzoziemca do ZUS. W przypadku delegowania cudzoziemca, szczegółowych informacji udziela Centrum Informacyjne Służb Zatrudnienia.

Najczęstsze pytania i problemy

Chcesz zatrudnić cudzoziemca? Poznaj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

Jak przedłużyć zezwolenie na pracę?

Aby kontynuować legalne zatrudnianie cudzoziemców z krajów trzecich, pracodawca musi złożyć wniosek o przedłużenie zezwolenia jednolitego lub zezwolenia na pracę w odpowiednim urzędzie wojewódzkim, najlepiej na 90–30 dni przed jego wygaśnięciem. Ustawa o cudzoziemcach określa warunki przedłużenia, które obejmują m. in. niezmienność warunków zatrudnienia.

Co zrobić w przypadku zmiany pracodawcy przez cudzoziemca?

Jeśli cudzoziemiec chce podjąć pracę u innego pracodawcy, musi uzyskać nowe zezwolenie na pracę. Wyjątkiem są osoby posiadające zezwolenie jednolite, gdzie w niektórych przypadkach wystarczy aktualizacja danych. W przypadku zatrudnienia cudzoziemca z EOG zmiana pracodawcy nie wymaga dodatkowych formalności.

Jakie są konsekwencje nielegalnego zatrudnienia?

Brak legalizacji pobytu i obowiązku posiadania zezwolenia skutkuje wysokimi karami finansowymi dla pracodawcy (do 30 000 zł) oraz deportacją cudzoziemca. Zatrudnianie obywateli Ukrainy i innych cudzoziemców bez wymaganego pozwolenia narusza prawo, co może skutkować dodatkowymi sankcjami, w tym zakazem zatrudniania cudzoziemców w przyszłości.