Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną? Okiem rekrutera

Przeczytaj na co zwracać uwagę przygotowując się do rekrutacji w swojej firmie. Dowiedz się jak zaplanować spotkanie i o czym pamiętać w trakcie rozmowy.

Kto jest oceniany na rozmowie kwalifikacyjnej? Nie tylko kandydat! Osoba prowadząca spotkanie musi mieć świadomość, że jej zachowanie również podlega obserwacji i analizie. Być może stoisz przed wyzwaniem samodzielnego przeprowadzenia rekrutacji, albo jesteś jedną z osób, z którymi kandydat ma się spotkać. Jak przeprowadzić rozmowę, aby nie tylko zweryfikować umiejętności danej osoby, ale także zrobić na nim dobre wrażenie i zachęcić do współpracy?

Z tego artykułu dowiesz się:

• jak zaplanować spotkanie z kandydatem?
• jak rozładować atmosferę w trakcie rozmowy rekrutacyjnej?
• czego nie robić podczas rozmowy?
• jakich pytań nie wolno zadawać kandydatowi?
• w jaki sposób mówić o wynagrodzeniu?

Jak z perspektywy rekrutera przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej?

Nie ma jednego przepisu na udaną rozmowę rekrutacyjną. Każde spotkanie będzie wyglądało nieco inaczej. Wiele zależy od branży, charakteru stanowiska, kultury organizacyjnej firmy, a także osobowości rekrutera. Pamiętaj, że kandydat bardzo często ocenia firmę przez pryzmat zachowania osoby prowadzącej spotkanie.

Zaproponuj czas i miejsce spotkania

Upewnij się, że kandydat będzie miał możliwość stawienia się w wyznaczonym terminie. Przygotuj kilka alternatyw. Uwzględnij to, że osoba, z którą będziesz rozmawiać, może być wciąż zatrudniona w innym miejscu. Skontaktuj się z kandydatem w dniu poprzedzającym rozmowę, aby upewnić się, że ustalenia są aktualne.

Przygotuj miejsce do rozmowy

Zadbaj o to, aby nikt Wam nie przeszkadzał. Niespodziewana wizyta księgowej lub ciekawskie spojrzenia innych pracowników mogą powodować u kandydata dodatkowy stres i zaburzać rozmowę.

Poznaj kandydata

Przeanalizuj dokumenty aplikacyjne – nie tylko CV, ale także list motywacyjny czy portfolio. Jeżeli kandydat zostawił link do swojej strony internetowej lub profilu biznesowego w mediach społecznościowych, odwiedź podane witryny. Kandydat ma nietypowe zainteresowania? Dowiedz się nieco więcej na ten temat. Rozmowa o hobby to świetny sposób, żeby rozładować napięcie podczas spotkania.

Przeczytaj: Poznaj metody rekrutacji i selekcji pracowników.

Stwórz plan rozmowy

Jak poprowadzić rozmowę kwalifikacyjną krok po kroku?

1. Przywitaj kandydata i przedstaw harmonogram spotkania.
2. Przygotuj krótki opis stanowiska, na które odbywa się rekrutacja.
3. Przedstaw główne cele działalności przedsiębiorstwa.
4. Zbierz jak najwięcej informacji o kandydacie. Zweryfikuj, czy posiada kompetencje twarde i miękkie przedstawione w dokumentach aplikacyjnych. Sprawdź, jaka jest jego motywacja do pracy, cel zawodowy oraz oczekiwania względem pracodawcy i stanowiska.
5. Przedstaw dalsze etapy rekrutacji.
6. Zachęć kandydata do zadawania pytań.
7. Podziękuj za spotkanie i zakończ rozmowę.

Kontroluj rozmowę

Im dłuższa rozmowa kwalifikacyjna, tym lepiej? Niekoniecznie. Ile więc powinno trwać spotkanie z kandydatem? Standardowa rozmowa kwalifikacyjna trwa od 60 do 90 minut.

Jak kontrolować rozmowę? Nie zerkaj, co chwilę na zegarek, ale nie trać poczucia czasu. Rób notatki – dzięki temu nie będziesz pytać kilka razy o to samo. Nie poganiaj kandydata, ale nie pozwól na to, żeby rozmowa zmieniła się w pogawędkę o wszystkim i o niczym.

Zostaw zapas czasu między spotkaniami

Jeśli planujesz przeznaczyć na rozmowę 60 minut, dolicz dodatkowe 10-15 minut. Nie umawiaj kolejnego spotkania tuż po zakończeniu pierwszego. Być może podczas rozmowy pojawi się ciekawy temat, który przedstawi rozmówcę w nowym świetle. Pozwól kandydatowi zadawać pytania. Na wszystkie postaraj się odpowiedzieć wyczerpująco.

Jak się zachować podczas rozmowy kwalifikacyjnej, jeśli sytuacja jest napięta, a kandydat zestresowany?

Stres to naturalna reakcja, gdy jesteśmy w nowym miejscu lub rozmawiamy z nowo poznanymi osobami. Jeśli widzisz, że kandydat jest nadmiernie zestresowany – zaciska dłonie lub wykonuje inne nerwowe ruchy, spróbuj rozluźnić atmosferę. Zaproponuj coś do picia, opowiedz coś o miejscu, w którym mieści się siedziba firmy, nawiąż do pogody lub opowiedz anegdotkę, np. o dzisiejszych trudnościach komunikacyjnych. Możesz także zapytać kandydata o jego zainteresowania. Gdy poczujesz, że napięcie zelżało, wróć do realizacji kolejnych punktów spotkania.

Jakie błędy popełniają rekruterzy podczas rozmów kwalifikacyjnych?

Rekruter wymaga od kandydata profesjonalizmu i zaangażowania. Podobne oczekiwania ma osoba zaproszona na rozmowę. Niektóre błędy popełniane przez rekruterów to efekt braku doświadczenia. Pozostałe wręcz przeciwnie – są wynikiem rutyny, obojętności, a nawet wypalenia zawodowego. Oto 8 najpopularniejszych.

• Brak punktualności
  Rozpoczęcie rozmowy z dużym opóźnieniem może zostać odebrane jako brak szacunku.
• Zadawanie osobistych i niestosownych pytań
  To nie tylko nietaktowne, ale także niezgodne z Kodeksem pracy. Kandydat nie musi odpowiadać na żadne pytanie związane z życiem prywatnym.
• Brak znajomości dokumentów aplikacyjnych kandydata
  Nadrabianie braków „na gorąco” podczas spotkania niepotrzebnie wydłuża czas rozmowy i zaburza plan spotkania.
• Brak zainteresowania tym, co mówi kandydat
  Grzechy główne rekruterów to: zerkanie w telefon, unikanie kontaktu wzrokowego, spoglądanie na zegarek i patrzenie w okno.
• Ironiczne komentowanie wykształcenia, kompetencji, zainteresowań, ubioru czy zachowania kandydata
  Wyśmiewanie umiejętności, stylu czy sposobu bycia kandydata jest absolutnie niedozwolone.
• Ignorowanie pytań
  Rekruter powinien odpowiedzieć na wszystkie pytania zadane przez kandydata, nawet jeśli w danym momencie nie jest w stanie podać mu pełnych informacji.
• Zbytnia poufałość
  Rozmowa kwalifikacyjna to spotkanie o charakterze formalnym. Choć każda firma ma nieco inną kulturę organizacyjną, to rekruter nie powinien wchodzić w zbyt zażyłe relacje z kandydatem. Jak przeprowadzić rozmowę o pracę, żeby zadbać o dobre samopoczucie osoby rekrutowanej, ale jednocześnie nie stracić wizerunku profesjonalisty? Zadbaj o swobodną atmosferę, pamiętając o podstawowych zasadach savoir-vivre’u.
• Brak feedbacku
  Informacja o wyniku rekrutacji należy się nie tylko osobie, która otrzymała propozycję zatrudnienia. Podziękowanie za poświęcony czas należy się wszystkim, którzy wzięli udział w rekrutacji. Szybki feedback pozytywnie wpływa na wizerunek firmy.

Sprawdź: Jak poinformować kandydata o nieprzyjęciu do pracy?

Jakich pytań nie zadawać kandydatowi?

Jak prowadzić rozmowę rekrutacyjną, aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji? Pamiętaj, że o pewne rzeczy nie tylko nie wypada, ale wręcz nie wolno pytać. Rekruter nie może zadawać pytań, które bezpośrednio lub pośrednio godzą w dobra osobiste pracownika.

Na rozmowie rekrutacyjnej nie należy więc pytać o:

• stan cywilny;
• orientację seksualną;
• poglądy polityczne;
• plany rodzinne;
• wyznanie;
• stan zdrowia;
• majątek;
• pochodzenie.

Uwaga: Pytanie o niekaralność jest możliwe tylko w ściśle określonych sytuacjach (np. gdy kandydat ubiega się o pracę jako funkcjonariusz publiczny).

Jak rozmawiać z kandydatem o wynagrodzeniu?

Zainicjuj rozmowę o pensji. Jak to zrobić? Zapytaj kandydata o jego oczekiwania finansowe. Jeśli nie możesz jeszcze odkryć wszystkich kart, podziękuj za informację i poinformuj, że przedstawisz oczekiwania płacowe odpowiednim osobom. Jeśli w ogłoszeniu zostały zamieszczone widełki płacowe, możesz się do nich odnieść.

Udawanie, że temat zarobków nie istnieje, nie jest dobrą taktyką na rozmowie kwalifikacyjnej. Pensja to jeden z najważniejszych czynników przy szukaniu zatrudnienia. Omijanie tematu szerokim łukiem spowoduje niepotrzebne napięcie. Warto jednak uświadomić kandydata, że na negocjacje finansowe przyjdzie czas po wstępnej selekcji kandydatów.

Jeżeli jednak nie zdążysz rozpocząć tematu, ponieważ pytanie o zarobki padnie ze strony kandydata, nie okazuj rozdrażnienia. Pytanie o gratyfikację finansową nie musi oznaczać, że kandydatowi nie zależy na podnoszeniu swoich umiejętności czy rozwoju firmy. Pamiętaj jednak, żeby nie składać żadnych obietnic bez pokrycia, aby uniknąć nieprzyjemności, jeśli firma nie będzie mogła spełnić oczekiwań kandydata.

Postaw na profesjonalistów

Przed Tobą wyzwanie zatrudnienia nowych pracowników, ale brakuje Ci czasu lub w Twojej firmie nie ma profesjonalnych rekruterów? W HRK pracujemy w zespołach rekrutacyjnych specjalizujących się w konkretnej branży. Dzięki temu dobrze znamy rynek i rozumiemy potrzeby klientów, a nasze projekty realizujemy efektywnie i szybko.