Jak prawidłowo prowadzić dokumentację pracowniczą: poradnik dla pracodawców

Przeczytaj nasz poradnik i dowiedz się m.in. jakie dokumenty kadrowe powinna zawierać teczka pracownicza i kto jest odpowiedzialny za przechowywanie akt pracowniczych

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego pracodawcy, niezależnie od formy działalności czy liczby zatrudnionych. Nieprowadzenie lub niewłaściwe przechowywanie akt osobowych może skutkować nałożeniem grzywny na pracodawcę. O czym należy pamiętać, aby postępować zgodnie z obowiązującymi przepisami? Poznaj najważniejsze zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Z tego artykułu dowiesz się:

• kto jest odpowiedzialny za przechowywanie akt pracowniczych;
• jakie dokumenty kadrowe powinna zawierać teczka pracownicza;
• jak prawidłowo przechowywać dokumentację pracowniczą i przez jaki okres;
• co grozi za nieprawidłowe przechowywanie akt pracowniczych.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej – podstawowe obowiązki pracodawcy

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentów w taki sposób, aby były zabezpieczone przed uszkodzeniem, zgubieniem i dostępem osób nieupoważnionych. Akta osobowe pracownika powinny być przechowywane w szafkach lub szafach ognioodpornych, a dostęp do nich powinien być ograniczony dla osób z zewnątrz.

Pracodawca musi przestrzegać polityki prywatności i praw pracownika. Zatrudnieni mają prawo do wglądu w swoją dokumentację pracowniczą. Powinni być informowani o wszelkich zmianach i modyfikacjach. Dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona według jednolitych standardów i zasad. Wszyscy pracownicy powinni być traktowani równo i mieć dostęp do tych samych informacji. Należy pamiętać, że dokumentacja pracownicza powinna być na bieżąco aktualizowana. Do teczki pracownika powinny trafić wszelkie dokumenty dotyczące zmian w umowie o pracę czy wynagrodzeniu.

Dokumenty pracownicze: co powinny zawierać i jak je przechowywać?

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynika z Kodeksu pracy. Pracodawca jest zobowiązany zapoznać się także z innymi dokumentami, opisującymi szerzej to zagadnienie, m.in.:

Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369);
Ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Od 1 stycznia 2019 roku dokumentacja pracownicza może być przechowywana w jednej z dwóch postaci:

• papierowej;
• elektronicznej.

Obie formy są traktowane równorzędnie. Pracodawca ma również możliwość wielokrotnego zmieniania formy prowadzenia dokumentacji. Należy jednak pamiętać o dopełnieniu wszystkich formalności z tym związanych.

Przykład 1

Pracodawca od 1 stycznia 2019 r. prowadzi dokumentację pracowniczą w formie papierowej. Aby przejść na formę elektroniczną, musi sporządzić odwzorowanie cyfrowe dokumentacji i opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Przykład 2

Pracodawca od 1 stycznia 2019 r. prowadzi dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. Aby przejść na formę papierową, musi sporządzić wydruk dokumentacji i opatrzyć go podpisem.

Uwaga! W obu przypadkach pracodawca musi pamiętać o obowiązku poinformowania pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji oraz możliwości odbioru dokumentów w poprzedniej postaci w terminie 30 dni. Jeśli pracownik nie zgłosi się po odbiór dokumentów w wyznaczonym terminie, pracodawca ma prawo do ich zniszczenia (lub trwałego usunięcia z dysku w przypadku dokumentacji w formie elektronicznej).

Wykaz dokumentów w dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza to:

• akta osobowe pracowników oraz
• dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Akta osobowe pracowników składają się z 5 części oznaczonych jako A, B, C, D i E.

Teczka akt osobowych pracownika – przykład

W części A znajdują się dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie. W części B są dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy (m.in. umowa o pracę, zgody RODO, zakres obowiązków, potwierdzenie zapoznania się z przepisami BHP oraz wewnątrzzakładowymi regulaminami, dokumenty urlopowe, skierowania na badania lekarskie i inne). W części C znajdują się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (m.in. oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę, kopie świadectw pracy). W części D znajdują się dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracowników. W części E są dokumenty związane z kontrolą trzeźwości zatrudnionych lub kontrolą wykrywającą obecność w organizmie substancji odurzających.

Ponadto pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dla każdej osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, której najważniejszym elementem jest dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy.

Przeczytaj: Zatrudnienie pracownika – niezbędne dokumenty.

Pełny wykaz dokumentów, które muszą znaleźć się w dokumentacji pracowniczej, możesz znaleźć m.in. na stronach rządowych w serwisie biznes.gov.pl.

Zasady archiwizacji dokumentów pracowniczych: jak długo je przechowywać i jak je niszczyć?

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez cały okres zatrudnienia pracownika. Rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy nie oznacza jednak, że pracodawca może natychmiast zniszczyć dokumenty w wersji papierowej lub usunąć z dysku akta pracownicze w formie elektronicznej.

W przypadku osób zatrudnionych po 2018 r. obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej obowiązuje przez okres 10 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł). Od tego obowiązku istnieją wyjątki (np. jeśli dokumentacja pracownicza stanowi dowód w postępowaniu).

W przypadku osób zatrudnionych przed 1999 r. pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację przez 50 lat. W przypadku osób zatrudnionych między rokiem 1999 a 2018 istnieje możliwość skrócenia tego okresu do 10 lat. Konieczne jest jednak dopełnienie wszystkich formalności (przesłanie do ZUS-u oświadczenia ZUS PSW i raportu ZUS RIA).

Przepisy nie określają, w jaki sposób należy zniszczyć dokumentację pracowniczą. Pracodawca musi jednak zrobić to w taki sposób, aby odtworzenie i wykorzystanie danych przez osoby niepowołane było niemożliwe. Do utylizacji niepotrzebnych dokumentów najczęściej wykorzystuje się niszczarkę do papieru (jeśli mowa o wersji papierowej). Można także skorzystać z usług firmy zewnętrznej, która zajmuje się profesjonalnym niszczeniem dokumentów – także w wersji elektronicznej, czyli trwałym usuwaniem danych z dysków.

Konsekwencje braku dokumentacji pracowniczej

Pracodawca, który nie realizuje obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej lub wykonuje go w sposób niezgodny z przepisami, może zostać obciążony karą grzywny. Podstawą nałożenia kary jest Art. 281. [Katalog wykroczeń przeciwko prawom pracownika] Kodeksu pracy:

Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu:

(…)

6)

nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,

6a)

nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, art. 945 § 2 i art. 946 pkt 2, albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów,

7)

pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem;

– podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Wysokość grzywny jest uzależniona m.in. od rodzaju przewinienia i jest ustalana indywidualnie przez osobę reprezentującą organ upoważniony do jej nałożenia.

Prowadzenie akt osobowych – podsumowanie

Pracodawca, który decyduje się na zatrudnienie pracowników, musi pamiętać o dopełnieniu formalności wynikających z Kodeksu pracy, a także innych ustaw i rozporządzeń. Pracodawca może zlecić prowadzenie dokumentacji pracowniczej firmie zewnętrznej.

Szukasz agencji, która przejmie obowiązki związane z zarządzaniem dokumentacją personalną w Twojej firmie?

Sprawdź, czym są usługi Payroll i kto może z nich skorzystać.

Zespół HRK Payroll Consulting tworzą osoby z wieloletnim doświadczeniem w zakresie twardego HR. Z naszych usług korzystają zarówno duże firmy o międzynarodowym zasięgu, jak i przedsiębiorstwa z sektora MŚP. Zapraszamy do kontaktu!