Jak poprawiać komunikację w firmie?

Dowiedz się jakie błędy komunikacyjne popełniane są najczęściej i uniknij ich w swojej firmie. Poznaj sposoby zadbania o komunikację w organizacji.

Jakość komunikacji w firmie ma wpływ nie tylko na samopoczucie pracowników, ale także na wyniki finansowe organizacji. Jak powinien wyglądać prawidłowy przepływ informacji w przedsiębiorstwie? Jakie błędy komunikacyjne są najczęstszą przyczyną konfliktów? Podpowiadamy!

Czym jest komunikacja w firmie? Rodzaje komunikacji

Komunikacja jest istotnym elementem w każdej organizacji, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności. Odbywa się na dwóch poziomach. Pionowa dotyczy przekazywania informacji między przełożonymi a podwładnymi (w górę i w dół). O komunikacji poziomej mówimy zaś, gdy pomiędzy zatrudnionymi nie ma stosunku zależności.

Komunikacja pionowa płynąca od pracodawcy, managera lub team lidera to przede wszystkim zlecanie zadań, przekazywanie informacji zwrotnej, ocena pracy, budowanie motywacji i konstruktywna krytyka. Komunikacja pionowa płynąca od pracownika do przełożonego dotyczy przede wszystkim raportowania efektów pracy, ale także przekazywania próśb i inicjatyw. Aby komunikacja pomiędzy przełożonym a podwładnymi była skuteczna, należy zadbać nie tylko o treść, ale także formę przekazywania informacji. Wydawanie poleceń musi iść w parze z szacunkiem. Pracownik powinien czuć wsparcie przełożonego, ale i umieć przyjąć konstruktywną krytykę. Z kolei pracodawca nie może zamykać się na prośby pracowników, ale musi też umieć pogodzić je z dbaniem o interes firmy.

Komunikacja pozioma między współpracownikami, managerami lub założycielami to m.in. planowanie działań, kierunków rozwoju i delegowanie zadań. Aby komunikacja między osobami o tych samych uprawnieniach była skuteczna, konieczna jest gotowość do współpracy i umiejętność słuchania argumentów drugiej strony. Atmosfera pomiędzy członkami kadry zarządzającej powinna być oparta na partnerstwie. Tym, co najczęściej zaburza komunikację na wysokim szczeblu, jest chęć podporządkowania sobie drugiej osoby i niezdrowa rywalizacja o wpływy i zasługi.

Komunikacja w firmie – dlaczego jest taka ważna?

Jakość komunikacji w firmie wpływa na wszystkie aspekty pracy. Gdy pracownicy nie znają swoich obowiązków, pracodawcy nie udzielą im feedbacku, a managerowie nie potrafią przyjąć wspólnego stanowiska w kwestiach organizacyjnych, powstaje chaos informacyjny. Chaos rodzi konflikty, które utrudniają wykonywanie codziennych zadań. Zaburzona komunikacja w firmie może w negatywny sposób odbić się nie tylko na zdrowiu psychicznym zatrudnionych, ale także na wynikach finansowych organizacji i jej działaniach PR-owych. Chaos komunikacyjny może powodować np. problemy w zatowarowaniu, przestoje w pracy, trudności w zdobyciu i utrzymaniu partnerów biznesowych, niezdrową atmosferę w firmie czy dużą rotację pracowników.

Dobra komunikacja pozwala na zwiększenie efektywności pracy. Firma, w której kładzie się duży nacisk na jakość komunikacji, lepiej funkcjonuje. Pracownicy, którzy wiedzą, jakie mają zadania do wykonania i do kogo mogą się zwrócić w razie problemów, szybciej wykonują swoje obowiązki. Managerowie, którzy otrzymują feedback z góry i z dołu, czyli od szefa i pracowników, są w stanie lepiej zorganizować pracę poszczególnych działów. Pracodawca, który wie, czego oczekują jego pracownicy, jest w stanie wskazać klarowną ścieżkę rozwoju każdej zatrudnionej osobie. Dbanie o jakość komunikacji warto więc potraktować priorytetowo.

Jakie błędy komunikacyjne popełniane są najczęściej?

1. Krytykowanie

Konstruktywna krytyka daje siłę do zmiany zachowania, ponieważ sugeruje sposoby rozwiązania problemu. Wyrażanie negatywnych ocen o drugiej osobie czy jej działaniach, pozbawione tego elementu, może rodzić sytuacje konfliktowe.

2. Nadawanie łat i etykietek

Stereotypy pozwalają porządkować nasze wyobrażenia o rzeczywistości, ale nie powinny być jedynym źródłem wiedzy o świecie. Nadawanie drugiej osobie etykiet wyłącznie na podstawie płci, koloru skóry, orientacji seksualnej, pochodzenia czy wykształcenia zaburza prawidłową komunikację w firmie.

3. Moralizowanie

Stawianie się w roli autorytetu moralnego nie sprzyja prawidłowej komunikacji w pracy. Wzbudza poczucie winy i utrudnia wykonywanie obowiązków.

4. Rozkazywanie

Choć pracodawca ma prawo wydawać pracownikom polecenia służbowe, to nie powinien nadmiernie korzystać ze swoich uprawnień. Stałe wymuszanie na drugiej osobie określonych postaw może mieć negatywne skutki dla jej zdrowia psychicznego.

5. Nadmierne wypytywanie

Stawianie pytań jest niezwykle ważne w komunikacji z drugim człowiekiem. Pozwala uzyskać informację zwrotną i zaangażować rozmówcę. Jednak zadawanie zbyt wielu pytań (zwłaszcza zamkniętych lub wyraźnie ukierunkowanych na daną odpowiedź) zaburza prawidłową komunikację w przedsiębiorstwie.

6. Udzielanie niechcianych porad

Udzielaj porad tylko wtedy, gdy zostaniesz o nie poproszony –  to jedna z podstawowych zasad dobrej komunikacji w firmie (i nie tylko). Nawet jeśli masz dobre intencje, druga osoba może opacznie zrozumieć Twoje intencje, np. jako brak zaufania.

7. Stawianie diagnozy na podstawie domysłów

To naturalne, że interpretujemy rzeczywistość na podstawie własnych doświadczeń. Nasza wizja świata nie powinna jednak stać się barierą w komunikacji z drugim człowiekiem. Stawianie diagnozy wyłącznie na podstawie własnych przekonań może prowadzić do błędów poznawczych. Zamiast udowadniać pracownikowi lub przełożonemu, co miał na myśli, wykonując takie, a nie inne kroki, warto wysłuchać jego argumentów.

Jak zadbać o komunikację w organizacji?

• Wprowadź politykę otwartych drzwi – pokaż pracownikom, w jaki sposób mogą zadawać pytania i przedstawiać swoje własne inicjatywy. Zadbaj o to, aby każdy pracownik wiedział, do kogo może się zgłosić z danym problemem.
• Zrób audyt komunikacyjny – dzięki temu dowiesz się, które elementy wymagają poprawy i dostaniesz propozycje ich rozwiązania.
• Zadbaj o prawidłowy przepływ informacji w pionie i poziomie, czyli pomiędzy przełożonymi a pracownikami, a także między współpracownikami.
• Informuj pracowników o działaniach firmy m.in. pozyskanych klientach, zmianach kadrowych czy nowych narzędziach usprawniających pracę.
• Dobierz sposób komunikacji do charakteru organizacji i potrzeb pracowników, pamiętając o osobach przebywających na home office lub pracujących w pełni zdalnie. Korzystaj z nowoczesnych platform komunikacyjnych. Możesz je wykorzystać nie tylko do przekazywania najważniejszych informacji, ale także integracji zespołu.
• Organizuj regularne szkolenia z komunikacji dla całego zespołu – takie działanie zaprocentuje w przyszłości!
• Przeprowadzaj anonimowe ankiety dotyczące działania firmy – pozwól swoim pracownikom na wyrażenie opinii w sposób anonimowy. Dzięki temu możesz liczyć na większą szczerość i będziesz w stanie zareagować na pierwsze niepokojące sygnały np. o mobbingu czy konfliktach.
• Zaangażuj pracowników w życie firmy – zachęcaj do udziału w wydarzeniach firmowych i spotkaniach integracyjnych.