Jak poinformować kandydata o nieprzyjęciu do pracy? [Wzór]

Częścią każdej rekrutacji jest selekcja kandydatów. Moment, w którym rekruter może powiedzieć: „Witamy na pokładzie!”, należy do najbardziej satysfakcjonujących. Wybór jednej osoby wiąże się z odrzuceniem pozostałych kandydatur.

Jak poinformować kandydata o nieprzyjęciu do pracy, aby zadbać o employee experience? Przygotowaliśmy praktyczne wskazówki oraz wzór wiadomości z podziękowaniem za udział w rekrutacji.

Dlaczego warto informować kandydatów o nieprzyjęciu do pracy?

• Z szacunku do czasu poświęconego na przygotowanie do rekrutacji

Stworzenie dokumentów aplikacyjnych, zebranie informacji o firmie, przygotowanie do rozmowy rekrutacyjnej, dojazd na miejsce spotkania (jeśli rozmowa odbywa się w cztery oczy) – to wszystko wymaga czasu i zaangażowania. Warto to docenić!

• Aby zadbać o wizerunek firmy

Negatywna odpowiedź po rozmowie kwalifikacyjnej to ważny element budowania employee experience. Dla kandydata odrzucenie może być równoznaczne z porażką. Warto zadbać, aby poczuł, że wysiłek, który włożył w przygotowanie do procesu rekrutacyjnego, został doceniony. Kandydaci są zgodni co do jednego: najgorszy jest brak jakiejkolwiek informacji ze strony rekrutera.

Nieudzielenie informacji o zakończeniu rekrutacji może zostać odebrane jako brak profesjonalizmu. Czasem to wystarczy, aby budowany przez lata pozytywny wizerunek firmy został mocno nadszarpnięty. Zwłaszcza w dobie powszechnego dostępu do internetu, gdy każdy kandydat może anonimowo wyrazić swoją opinię o pracodawcy lub procesie rekrutacji.

Uzasadnienie odrzucenia kandydata do pracy

Szanowny Panie/Szanowna Pani,

zakończyliśmy proces rekrutacji. Tym razem wyłoniliśmy innego kandydata. Dziękujemy za poświęcony czas.

Z poważaniem

[imię i nazwisko rekrutera]

 

Powyższa wiadomość zawiera podstawowe elementy, których nie może zabraknąć w podziękowaniu za udział w rekrutacji, czyli:

• informację o zakończeniu procesu rekrutacji;
• informację o odrzuceniu kandydatury;
• podziękowanie za udział w procesie rekrutacyjnym.

Czego więc w niej brakuje? Przede wszystkim uzasadnienia. Powód odrzucenia kandydatury to niezwykle cenna informacja dla kandydata. Dzięki temu, biorąc udział w innych procesach rekrutacyjnych, będzie wiedział, na co zwrócić uwagę lub nad czym jeszcze popracować. Pamiętaj, że szczerość to podstawa dobrej komunikacji. Podając uzasadnienie, warto zrobić to jednak w taki sposób, aby nie zniechęcić kandydata do udziału w kolejnych rekrutacjach. Dobór słów ma znaczenie!

W przytoczonej wyżej wiadomości brakuje jeszcze jednego elementu: podtrzymania kontaktu. Taka wiadomość zamyka drogę do współpracy z kandydatem w przyszłości. Można ją porównać do zamknięcia drzwi tuż przed nosem. Osoba, która zostanie w ten sposób potraktowana, prawdopodobnie nie będzie zainteresowana wzięciem udziału w nowych rekrutacjach.

Wzór wiadomości z informacją o odrzuceniu kandydatury aplikującego

Szanowna Pani/Szanowny Panie,

w imieniu całego zespołu dziękuję za poświęcenie czasu na udział w rekrutacji na stanowisko [nazwa stanowiska]. Po rozpatrzeniu wszystkich aplikacji wyłoniliśmy najlepszych kandydatów, których zaprosiliśmy na rozmowy kwalifikacyjne. Cieszymy się, że mieliśmy możliwość osobistego spotkania z Panem/Panią i porozmawiania o rozwoju naszej firmy. Dziękujemy za cenną wymianę doświadczeń! Pragniemy poinformować, że dziś, tj. [data], zakończyliśmy proces rekrutacyjny. Choć wszyscy kandydaci mieli bardzo wysokie kwalifikacje, zdecydowaliśmy, że podejmiemy współpracę z osobą, która wykazała najdłuższe doświadczenie w branży. Choć tym razem nie możemy zaoferować Panu/Pani stanowiska w naszej firmie, zachęcamy do śledzenia zakładki kariera na naszej stronie internetowej oraz mediów społecznościowych, gdzie zamieszczamy informacje o nowych rekrutacjach. Już dziś serdecznie zapraszamy do aplikowania.

Jesteśmy ciekawi, czy proces rekrutacyjny spełnił Pana/Pani oczekiwania. Będziemy wdzięczni, jeśli zechce Pan/Pani podzielić się za nami swoimi odczuciami, wypełniając załączoną ankietę.

Z poważaniem

[imię i nazwisko rekrutera]

Co przekazujesz kandydatowi, wysyłając mu podobną wiadomość?

• „Doceniamy twoje zaangażowanie”;
• „Wiemy, jak wiele czasu poświęciłeś na przygotowanie do rekrutacji”;
• „Widzimy możliwość podjęcia współpracy w przyszłości”;
• „Twoje odczucia są dla nas istotne”;
• „Chcemy usprawniać procesy rekrutacyjne w naszej firmie. Wierzymy, że możesz nam w tym pomóc”.

Jak i kiedy przekazać negatywną odpowiedź po rozmowie kwalifikacyjnej?

O zakończeniu procesu rekrutacji warto poinformować kandydatów jak najszybciej, najlepiej w dniu jego zakończenia. Informację można przekazać na dwa sposoby: telefonicznie lub mailowo. Wybór formy zależy przede wszystkim od liczby osób kandydujących na stanowisko. Jeśli w rekrutacji brało udział jedynie kilkoro kandydatów, informację o zakończeniu procesu rekrutacji warto przekazać telefonicznie. W przypadku rekrutacji na szerszą skalę najczęściej wykorzystuje się kontakt mailowy.

Nieprzyjęcie kandydata do pracy: podsumowanie

Podziękowanie za rozmowę kwalifikacyjną to ważny element procesu rekrutacji. Tworząc taki komunikat, warto wyjść poza schemat, personalizując przekaz. Dzięki temu sprawisz, że kandydat, mimo odrzucenia, poczuje, że jego wysiłek został doceniony. Profesjonalne zakończenie rekrutacji to jeden z istotnych elementów employer brandingu.