Jak długo możemy przechowywać dane osobowe z procesu rekrutacyjnego?

Dowiedz się jak długo klient firmy doradztwa personalnego może przechować dane pochodzące z rekrutacji lub ze swoich ogłoszeń.

W trakcie procesu rekrutacji prowadzonej przez agencje HR dla danego klienta zbierane są dane osobowe kandydatów, np. z przesyłanych formularzy zgłoszeniowych czy dokumentów. Jak długo pracodawca może przechowywać te dane?

W ramach konkretnego procesu rekrutacyjnego – 12 miesięcy. Jeśli pracodawca pozyskał zgodę na przyszłe rekrutacje, to może zachowywać dane przez 24 miesiące.

Z czego to wynika?

• zasada ograniczenia celu i ograniczenia przetwarzania (art. 5 ust. 1 lit. b i f RODO) – przetwarzać dane można tak długo, jak jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania, a po tym dane należy usunąć, jeżeli nie ma obowiązku dalszego przechowywania. W przypadku procesu rekrutacji celem jest wybranie pracownika na dane stanowisko. Jeżeli już to nastąpi, to cel ten upada, co wymaga usunięcia danych;
• zasada zgodności z prawem (art. 5 ust. 1 lit. a) – aby przetwarzać dane trzeba mieć podstawę prawną. W przypadku zakończenia procesu rekrutacji przetwarzanie danych w ramach danego procesu rekrutacji czy to na podstawie zgody czy przepisu prawa nie jest aktualne, ponieważ procesu już nie ma. Trzeba mieć zatem inną przesłankę, którą będzie zgodą na przetwarzanie danych osobowych w celach przeprowadzenia przyszłych procesów rekrutacji.

Termin 12 miesięcy jako okres przetwarzania w ramach konkretnego procesu rekrutacyjnego wynika bezpośrednio z interpretacji powyższych przepisów przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (rekrutacja na konkretne stanowisko nie może trwać „wiecznie”, a jeśli trwa, to właśnie termin 12 miesięcy ogranicza jak długo taki kandydat może być brany pod uwagę w tym procesie).

Skąd taka interpretacja?

WSA w Warszawie w wyroku z dnia 4 października 2022 r., sygn. akt II SA/Wa 542/22 uznał, że firma ma prawo przetwarzać dane po zakończonym naborze z uwagi na ewentualne roszczenia z tytułu dyskryminacji. Zatem termin 12 miesięcy jako okres przetwarzania w ramach konkretnego procesu rekrutacyjnego wynika bezpośrednio z interpretacji przepisów o ochronie kandydatów do pracy, przed dyskryminacją, które oceniał sąd.”

UODO reprezentował stanowisko, w którym opierał się na swojej interpretacji przepisów przedstawionej w październiku 2018 r. („Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”). Zgodnie z nią firmy powinny usuwać informacje o kandydatach niezwłocznie po zakończeniu naboru, chyba że np. aplikujący wyraził zgodę na ich przetwarzanie w celu wzięcia udziału w kolejnych, przyszłych rekrutacjach.

Autorka: Justyna Lipowska, Executive Manager, HR Consulting