COVID-19 zmienił podejście kancelarii prawnych

Sytuacja pandemii i locked down wbrew pozorom nie spowodowała całkowitego zamknięcia kancelarii. Większość biur, pomimo pracy w trybie zdalnym, pozostała otwarta.

Działalność ograniczała się głównie do obsługi przychodzącej korespondencji, obsługi asystenckiej, dyżurów wspólników, związanych z koniecznością podpisywania dokumentów. Zdecydowana większość pracowników w najbardziej intensywnym okresie pandemii pracowała zdalnie. Tam, gdzie dotychczas nie było możliwości pracy zdalnej, w zaledwie parę dni wdrożono odpowiednie systemy komputerowe. Największe trudności, z jakimi zmierzyć musiały się kancelarie, dotyczyły problemów technicznych – dostępność i jakość sprzętu komputerowego, jakość połączeń internetowych oraz testowanie dostępności, a także efektywności platform do komunikacji zdalnej. Zdarzała się także konieczność dostosowania planów taryfowych do tak intensywnego korzystania z połączeń internetowych. Kancelarie jednak świetnie poradziły sobie z zastaną sytuacją – firmy, które działały głównie analogowo weszły w świat cyfryzacji. Pracownikom, którzy, mimo sytuacji epidemicznej, musieli pojawić się w biurze, postanowiono zrekompensować koszty dojazdu do biura lub koszty parkingu – 40% firm opłacało parking, 30% dofinansowywało dojazdy taksówkami, a 10% zwracało koszty paliwa. Kancelarie dały również pracownikom możliwość parkowania na miejscach dotychczas przewidzianych dla wspólników.

Co po powrocie?

Z badania firmy rekrutacyjnej HRK S.A. wynika, że w kancelariach trwają prace nad powrotem do biur. Wśród kancelarii, które zamierzają przywrócić obowiązkową obecność w biurze, 70% planuje wprowadzić rotacyjny system pracy, by ograniczyć liczbę osób pracujących w jednym czasie. Plan pracy zakłada podzielenie pracowników na dwie grupy, z których każda będzie pracować wymiennie w blokach tygodniowych (5 dni w biurze, 5 dni w domu) lub co drugi dzień. Wiele wskazuje na to, że mieszany model pracy pozostanie na stałe.

Kolejnym wyzwaniem będą potencjalne spotkania w biurze z klientami – 50% badanych kancelarii nie planuje do nich wrócić w najbliższym czasie. Co prawda, 30% badanych zezwala obecnie na spotkania, ale odbywają się one przy zastosowaniu specjalnych środków bezpieczeństwa, jak obowiązek noszenia maseczek, dezynfekcje sal i rąk. 20% kancelarii dopuszcza wyłącznie spotkania, które są niezbędne. Preferowaną formą spotkań pozostają wciąż wideokonferencje, do których niegdyś ciężko było przekonać pracowników, a dziś cieszą się ogromną popularnością. – Pomimo tego, że ciągle jeszcze jesteśmy w trakcie pandemii, wydaje się, że pewne elementy wdrożone podczas tego szczególnego czasu zagoszczą na dłużej w funkcjonowaniu kancelarii.  Naturalnie zmniejszył się obieg dokumentów papierowych – zastąpiono go obiegiem elektronicznym. Wydaje się, że home office zostanie na stałe wprowadzony tam, gdzie go nie było, a być może będzie stosowany w większym zakresie tam, gdzie był obecny. Również wideokonferencje zagoszczą w firmach na dobre. Jednak zdecydowanie przedwczesne byłoby twierdzenie, że biura nie będą potrzebne – ludzie za bardzo pragną relacji międzyludzkich. Czas oddalenia od fizycznej obecności w biurach spowodował zmiany w postrzeganiu zarówno trybu pracy, wykorzystania powierzchni biurowych, jak i roli poszczególnych działów – szczególnie wsparciowych, administracyjnych. W tym momencie jeszcze za wcześnie na oceny, jak wpłyną te refleksje na organizacje pracy kancelarii, ale z czasem mogą się one stać powodem do przeprowadzenia gruntownych zmian w firmach – komentuje Paweł Godlewski, Team Leader HRK Legal.

Czy kancelarie dalej będą zatrudniać?

Niestety, mniej korzystnie wygląda kwestia rekrutacji – 20% kancelarii deklaruje wstrzymanie wybranych procesów rekrutacyjnych, a 40% wszystkich. Jednak aż 80% badanych firm planuje wrócić do rekrutacji w drugiej połowie roku. – Jeśli chodzi o rekrutacje, są one wstrzymane, głównie z powodu panowania na rynku niepewności, co do tego, jak ewentualny kryzys gospodarczy wpłynie na branżę prawniczą. Prawdopodobnym scenariuszem jest zmniejszenie liczby transakcji nabycia spółek czy nieruchomości. Kancelarie nie są pewne, czy w nowej rzeczywistości będą w stanie zapewnić pracę wszystkim pracownikom. Z drugiej strony, kancelarie są bardziej otwarte na transfery partnerskie czy przejęcia całych zespołów, które wiążą się z pozyskaniem nowego portfela klientów, co pozwoli na pokrycie ewentualnych spadków przychodów i dywersyfikację ryzyka – mówi Paweł Godlewski z HRK.