Co to są dokumenty aplikacyjne i jakie są ich rodzaje?

Zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną dostają starannie wyselekcjonowani kandydaci. Rekruterzy nie mają łatwego zadania. Na podstawie dokumentów aplikacyjnych muszą wyłonić najlepszych, czasem spośród kilkudziesięciu, a nawet kilkuset osób.

Dlatego warto mieć świadomość, że do pierwszego spotkania z rekruterem nie dochodzi na rozmowie kwalifikacyjnej, ale już w chwili kliknięcia przycisku „Aplikuj” lub wysłania maila ze zgłoszeniem. Jakie dokumenty aplikacyjne są niezbędne w procesie rekrutacyjnym? W jaki sposób je przygotować, aby wyróżnić się na tle innych kandydatów? Podpowiadamy!

Co to są dokumenty aplikacyjne i jakie są ich rodzaje?

Dokumenty aplikacyjne to przede wszystkim CV i list motywacyjny. CV (z łac. Curriculum vitae) to życiorys zawodowy, który ma określoną formę. Powinien zawierać dane personalne kandydata, informacje o wykształceniu, przebiegu pracy zawodowej, kursach, certyfikatach i umiejętnościach. Zgodnie z polskim prawem do dokumentu należy dołączyć także klauzulę zawierającą zgodę na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacyjnych. W CV można (i zdecydowanie warto, choć nie jest to obowiązkowe) zamieścić także informację o swoim hobby, szczególnie jeśli ma ono związek z pracą i może zwrócić uwagę rekrutera.

Drugim dokumentem aplikacyjnym, o który najczęściej proszą rekruterzy, jest list motywacyjny. To pismo o charakterze urzędowym, którego celem jest m.in. przedstawienie celów zawodowych i motywacji kandydata.

Dokumenty aplikacyjne do pracy – CV to nie wszystko!

Jesteś grafikiem, fotografem, ilustratorem lub projektantem wnętrz? Rekruter może poprosić także o Twoje portfolio, czyli wirtualną teczkę z dotychczas wykonanymi projektami. Ubiegasz się o pracę w branży tłumaczeniowej? Możesz zostać poproszony o dołączenie do aplikacji certyfikatu językowego potwierdzającego Twoje umiejętności na wymaganym poziomie. Szukasz zatrudnienia w branży kreatywnej? Jednym z wymogów może być stworzenie prezentacji lub krótkiego filmu, za pomocą których musisz udowodnić, że masz odpowiednie kompetencje.

Odpowiadając na ogłoszenie o pracę, należy załączyć wszystkie wymagane dokumenty. Brak któregokolwiek może zostać odebrany przez pracodawcę jako przejaw lekceważenia lub roztargnienia. Niepełna dokumentacja może skutkować wykluczeniem z rekrutacji, nawet jeśli będziesz posiadać niezbędne wykształcenie i doświadczenie zawodowe.

Jak przygotować dokumenty aplikacyjne?

Przygotowanie dokumentów aplikacyjnych warto potraktować z należytą uwagą. To na ich podstawie rekruter podejmuje decyzję o tym, kogo zaprosić do dalszego etapu, czyli rozmowy rekrutacyjnej. Niepełna dokumentacja lub błędy merytoryczne mogą przekreślić szanse na zdobycie zatrudnienia.

W CV należy zamieścić profesjonalny adres e-mail składający się z imienia (ewentualnie imion, jeśli używamy obu) i nazwiska. Adresy zawierające ciągi cyfr lub pseudonimy są mało profesjonalne. Warto także zwrócić uwagę na domenę poczty elektronicznej. Dokumenty aplikacyjne powinny zostać zapisane w formacie uniemożliwiającym edycję (np. PDF). Dzięki temu będziesz mieć pewność, że dotrą do osoby decyzyjnej w formie niezmienionej.

Zadbaj o to, aby Twoje dokumenty aplikacyjne nie zawierały błędów. Choć literówki prawdopodobnie nie przekreślą Twoich szans na pozyskanie pracy (jeśli nie ubiegasz się np. o stanowisko korektora), to nie zostawią dobrego wrażenia na potencjalnym pracodawcy. Pamiętaj, aby odpowiednio zatytułować dokumenty, aby rekruter z łatwością mógł je odnaleźć. Najpopularniejszy szablon to: Imię_Nazwisko_CV. Dołącz do CV profesjonalną fotografię biznesową. Zadbaj o elegancki strój, profesjonalną pozę, odpowiednie tło i oświetlenie.

Jak wysłać dokumenty aplikacyjne?

Dokumenty aplikacyjne można dostarczyć do firmy rekrutującej na kilka sposobów. Najwięcej ogłoszeń o pracę pojawia się oczywiście w internecie. To najszybsza i najpewniejsza droga kontaktu. Wysyłając CV i list motywacyjny za pomocą poczty elektronicznej lub przycisku aplikuj, eliminujesz ryzyko, że Twoje dokumenty zagubią się w dziale kadr lub nie zostaną przekazane osobom decyzyjnym. Korzystając z przycisku „Aplikuj”, należy wypełnić wszystkie obowiązkowe pola (łącznie ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacyjnych). Decydując się na aplikację za pomocą poczty elektronicznej, należy pamiętać o tym, aby odpowiednio zatytułować wiadomość (podając rodzaj stanowiska, na które aplikujesz, numer oferty, jeśli go znasz, a także swoje imię i nazwisko). W mailu rekrutacyjnym nie może zabraknąć takich elementów jak:

• Powitanie

Pamiętaj, że w mailu rekrutacyjnym obowiązuje komunikacja formalna (tak jak w liście motywacyjnym). Dlatego warto rozpocząć wiadomość od zwrotu grzecznościowego: „Szanowny Panie/Szanowna Pani” lub „Szanowni Państwo”.

• Informacja o stanowisku, na które aplikujesz

Informację o stanowisku, o które się ubiegasz, warto podać nie tylko w tytule, ale także w treści maila.

• Źródło, z którego dowiedziałeś się o ofercie pracy

W wiadomości mailowej warto wspomnieć, skąd wiesz o ogłoszeniu np. z lokalnego portalu internetowego lub strony www pracodawcy.

• Krótka informacja o sobie/motywacji do pracy

W mailu rekrutacyjnym warto krótko się przedstawić i w dwóch, trzech zdaniach napisać, dlaczego jesteś zainteresowany ofertą. W treści wiadomości warto wspomnieć o możliwej dacie rozpoczęcia pracy. To ważna informacja dla rekruterów!

• Informacja o załącznikach

Warto także poinformować w treści maila o załączonych dokumentach aplikacyjnych.

• Pożegnanie

Wiadomość zakończ zwrotem grzecznościowym: „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku”.

• Podpis

Wiadomość podpisujemy pełnym imieniem i nazwiskiem.

Pamiętaj, że dokumenty aplikacyjne to Twoja wizytówka! Od tego, czy będą przygotowane w profesjonalny sposób, zależy, czy otrzymasz zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną.