10 zasad pracy w zespole

Dowiedz się dlaczego współpraca wpływa na efektywność pracy zespołu i jakie zasady powinny obowiązywać podczas pracy w grupie.

Umiejętność pracy w zespole jest jedną z najważniejszych kompetencji miękkich XXI wieku. Pogląd ten podziela większość pracodawców. Dzięki współpracy można efektywniej realizować powierzone zadania i szybciej rozwiązywać problemy. Jakie zasady powinny obowiązywać podczas pracy w grupie? Oto 10 uniwersalnych reguł, które sprawdzą się zarówno w kilkuosobowej firmie, jak i organizacji o zasięgu międzynarodowym.

Dlaczego znajomość zasad pracy w grupie jest tak ważna?

Pierwszy prawdziwy trening pracy zespołowej zaczyna się już w szkole podstawowej. Nie zawsze jednak przebiega zgodnie z zasadami. Efekt? Spadek motywacji, brak zaangażowania i przejęcie inicjatywy przez jedną lub dwie osoby, które pracują na sukces całego zespołu.

Jedni bardzo lubią ten format pracy, inni wręcz przeciwnie – u osób zamkniętych i nieco bardziej wycofanych konieczność przedstawiania wniosków na forum grupy lub forsowania własnych propozycji powoduje ogromny stres. To całkowicie naturalne, że jedni mają większe predyspozycje do bycia liderami, a inni lepiej odnajdują się w roli wykonawców zadań. Kluczem do efektywnej pracy grupowej jest dobra organizacja i sprawiedliwy podział obowiązków. Czas zapomnieć o wszystkich nie do końca udanych projektach grupowych na lekcjach biologii, geografii czy historii. Praca w zespole nie musi oznaczać rozmycia odpowiedzialności i powstawania konfliktów. Może być niezwykle rozwijająca i inspirująca, jeśli wszystkie osoby zaangażowane w projekt poznają podstawowe zasady pracy zespołowej.

Praca w zespole:

• zwiększa efektywność;
• skraca czas pracy nad projektem;
• pozwala odkryć słabe punkty proponowanych rozwiązań.;
• uczy formułowania myśli w sposób zrozumiały dla innych;
• pozytywnie wpływa na motywację pracowników i ich zaangażowanie;
• integruje zespół;
• pozwala wypracować mechanizmy skutecznego reagowania w sytuacjach kryzysowych;
• uczy otwartości, tolerancji i życzliwości wobec współpracowników.

10 zasad pracy z grupą

1.Wyznaczenie konkretnych celów

Coraz więcej firm, zwłaszcza z branży nowych technologii, stawia na pracę metodą projektową. Projekt to przedsięwzięcie, które ma ściśle zdefiniowany cel i precyzyjnie określone rezultaty. Wyznaczenie skonkretyzowanych, osiągalnych, istotnych, mierzalnych i określonych w czasie celów ułatwia porządkowanie wszystkich pozostałych działań. Grupa, która wie, do czego zmierza i w jaki sposób może to osiągnąć, jest dużo bardziej zmotywowana.

2.Właściwy dobór osób do zadań

Dobierając osoby do zadań, należy wziąć pod uwagę nie tylko ich wiedzę i doświadczenie, ale także typ osobowości. Najważniejszą osobą w zespole jest lider. To na jego barkach spoczywa odpowiedzialność za rozdzielanie zadań, planowanie kolejności ich realizacji, sprawdzanie postępów, wyciąganie wniosków i modyfikacja działań. Dobry lider powinien znać podstawowe zasady pracy w grupie i komunikacji interpersonalnej. Od jego zdolności organizacyjnych zależy, czy praca będzie przebiegała bez zakłóceń. Oczywiście w zespole nie może zabraknąć także wykonawców, czyli osób, które wcielają w życie zadania wyznaczone przez lidera. Na ich barkach także spoczywa duża odpowiedzialność. Każda osoba powinna być tak samo zaangażowana i sumiennie wypełniać polecenia, dzieląc się wiedzą i doświadczeniem z pozostałymi członkami zespołu.

3.Klarowny podział obowiązków

Każdy członek zespołu przed przystąpieniem do pracy powinien mieć jasno określone zadania do wykonania. Sprawiedliwy podział obowiązków to jedno z najważniejszych zadań lidera. Tak, żeby nikt nie czuł się zbyt mocno przytłoczony lub pominięty. Osoba, która rozdziela zadania, powinna wziąć pod uwagę nie tylko wiedzę i doświadczenie członków zespołu, ale także ich typ osobowości.

4.Uczciwość

To jedna z najważniejszych zasad dobrej współpracy w zespole. Niedopuszczalne jest ukrywanie istotnych informacji przed współpracownikami. Nierzadko praca nad projektem wymaga zachowania dyskrecji. Utrzymanie pewnych informacji w tajemnicy to zadanie dla wszystkich członków zespołu. Uczciwość to także umiejętność przyznania się do błędu. Próba tuszowania pomyłki może w negatywny sposób wpłynąć na pracę całej grupy.

5.Rzetelne wykonywanie zadań

Praca w grupie sprzyja rozmyciu odpowiedzialności. Im więcej osób w zespole, tym łatwiej zapomnieć o tym, że każdy powinien pracować z takim samym zaangażowaniem. W przypadku niepowodzenia łatwiej jest zatuszować swoje niepowodzenie, zrzucając winę np. na chaos komunikacyjny. Tak nie powinno być. Każdy członek zespołu powinien czuć się odpowiedzialny za efekt pracy i sumiennie podchodzić do powierzonych mu przez lidera zadań.

6.Wspólne rozwiązywanie problemów

Nawet najlepiej przygotowany zespół może w trakcie pracy natrafić na problemy. Kluczem do ich szybkiego rozwiązania jest współpraca. Każdy członek zespołu powinien wiedzieć, do kogo może się zwrócić o pomoc. W pracy metodą projektową bardzo ważne jest rozwiązywanie sytuacji spornych tak szybko, jak to możliwe. Taktyka zamiatania problemów pod dywan może spowodować spiętrzenie ich w kolejnych etapach, a nawet fiasko całego projektu.

7.Zaufanie

Czy danie pracownikom większej swobody nie wpłynie negatywnie na ich motywację? Wręcz przeciwnie! Okazanie zaufania może pozytywnie wpłynąć na efekty pracy. Nadmierna podejrzliwość i ciągłe kontrolowanie może powodować niepotrzebne napięcia w zespole i prowadzić do sytuacji konfliktowych. Zaufanie sprzyja budowaniu pogłębionych relacji i pozwala związać pracownika z firmą na wiele lat.

8.Merytoryczna informacja zwrotna

Co udało się dobrze wykonać, a co wymaga poprawy? To pytania, które są kluczowe dla pracy całego zespołu. Dlatego, przekazując współpracownikom informację zwrotną, warto zadbać o to, aby zrobić to w sposób profesjonalny, pamiętając zarówno o treści, jak i formie komunikatu. Zwróć się bezpośrednio do rozmówcy, unikaj nadmiernych emocji, oceniaj zachowanie, a nie człowieka i… nie zapominaj o pozytywnym feedbacku! Pochwały i nagrody mają ogromny wpływ na motywację pracowników. To jedna z podstawowych zasad pracy w zespole.

9.Właściwa komunikacja

Relacje pomiędzy wszystkimi członkami zespołu powinny być oparte na partnerstwie i szacunku. Dobór słów ma ogromne znaczenie! Warto unikać nieuzasadnionej krytyki, rozkazywania, udzielania niechcianych porad, nadawania etykiet i moralizowania. Komunikację może utrudniać także zadawanie zbyt wielu pytań. Niedopuszczalne w trakcie pracy zespołowej jest poniżanie, szykanowanie, grożenie, wyśmiewanie czy ograniczenie możliwości wypowiadania się.

10.Dokumentowanie postępów prac

Dokumentowanie pracy zespołu to dobra praktyka, która pozwoli poprawić efektywność. Warto zadbać o to, aby w zespole była osoba, której zadaniem jest tworzenie notatek. Po zakończeniu spotkania każda osoba biorąca udział w projekcie powinna mieć do nich dostęp. Gdy wiadomo, co dokładnie zostało zrobione, dużo łatwiej przejść do realizacji następnych zadań.

Powyższe zasady pracy w grupie są w pełni uniwersalne. Można je wykorzystać do pracy zarówno w małym, jak i dużym zespole niezależnie od branży.

Czy zasad pracy zespołowej można się nauczyć?

Zdecydowanie tak! Praca zespołowa wymaga jednak wypracowania pewnych postaw. Przede wszystkim otwartości, odpowiedzialności i zaufania. Współpraca z innymi członkami zespołu może być szczególnie trudna dla indywidualistów. Dlatego tak istotne jest poznanie zasad pracy w grupie przed rozpoczęciem projektu. Poznanie perspektywy drugiego człowieka poszerza horyzonty i uczy empatii. Z kolei zrozumienie potrzeb drugiego człowieka to niezbędny element tworzenia ofert czy budowania skutecznych przekazów reklamowych. Dlatego o zasadach pracy w grupie warto pamiętać nie tylko w trakcie realizacji dużych projektów, ale także podczas wykonywania codziennych obowiązków.